Office Manager:in (m/w/d)

Auf diesen Job bewerben

IDea_Lab - Das interdisziplinäre digitale Labor der Universität GrazOffice Manager:in (m/w/d)Veröffentlichung: 19.06.2024Stellenart: Allgemeines PersonalBrutto Jahresgehalt: €36.388,80Wochenstunden: 40 h/WBewerbungsfrist: 10.07.2024Verwendungsgruppe: IIIaAnstellungsverhältnis: Vorerst befristet mit Option auf DauerstelleBefristung: 1 JahrIhre Aufgaben:Administrative Unterstützung der Leitung beim Betrieb eines überfakultären ZentrumsEigenverantwortliches Sekretariats-, Verwaltungs- und Organisationsmanagement zur Unterstützung von Leitung, Teamleitungen, Professuren und Mitarbeiter:innen inkl. TerminkoordinationVorbereitung, Organisation und administrative Betreuung von Workshops und Veranstaltungen inkl. Bewerbung Sicherstellung von reibungslosen administrativen Abläufen mit dem Rektorat, den Instituten und den Verwaltungseinheiten an der UniversitätBetreuung administrativer Personalagenden des Zentrums (inkl. Begleitung von Ausschreibungs- und Auswahlprozessen sowie Berufungsverfahren)Selbstständige und eigenverantwortliche Budgetverwaltung (Abwicklung von Einkauf, Bestellungen, Budgetplanung, Abrechnung) sowie InventarverwaltungKorrespondenz mit wissenschaftlichen, öffentlichen oder privatwirtschaftlichen Einrichtungen im In- und AuslandKoordination von Terminen, Betreuung von Sitzungen und Besprechungen inkl. ProtokollierungAdministrative Betreuung des Web-Auftrittes, Eingabe von News- und VeranstaltungsinformationenIhr Profil:Abgeschlossene einschlägige Ausbildung und Erfahrung im administrativen Bereich, idealerweise einer wissenschaftlichen oder F&E-EinrichtungKenntnisse der universitären Organisation und Strukturen (wünschenswert)Sehr gute IT-Anwendungs-Kenntnisse (MS Office, SAP und Bereitschaft, sich in universitätsinterne Systeme einzuarbeiten)Sehr gute Deutsch- und gute EnglischkenntnisseKommunikationsfähigkeit und ServiceorientierungGenaue, strukturierte und selbstständige ArbeitsweiseInteresse an Digitalisierung und digitaler Transformation (wünschenswert)Eigeninitiative und selbstständige Arbeitsweise, Flexibilität und ProblemlösungskompetenzErfahrung in der Planung, Koordination und Durchführung von Veranstaltungen und Workshops (wünschenswert)Wir bieten:Sinn: Wir bieten sinnstiftende Arbeit für die Welt von morgen.Unser internes Weiterbildungsangebot ist so bunt wie die Universität.Zusammenarbeit: Bei uns finden Sie interdisziplinäre, berufsgruppenübergreifende Möglichkeiten zur Zusammenarbeit.Benefits: Selbstverständlich gibt es alle gängigen Benefits von A wie Altersteilzeit bis Z wie Zumbakurse am Universitätssportinstitut (USI).Vielfalt: Neben der inhaltlichen Vielfalt der verschiedenen Wissenschaftsdisziplinen bieten wir ein Arbeitsumfeld, in dem Diversity gelebt wird und einen hohen Stellenwert einnimmt.Flexibilität: Flexibilität beweisen wir nicht nur mit den verschiedenen Arbeitszeitmodellen sondern auch mit den Angeboten zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf.Wir bieten ein Jahresbruttogehalt auf Basis Vollzeit von mindestens € 36.388,80 Eine Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung ist möglich.Die Universität Graz strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an, insbesondere in Leitungsfunktionen und beim wissenschaftlichen Personal, und lädt deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung ein. Im Falle der Unterrepräsentation werden Frauen bei gleicher Qualifikation grundsätzlich vorrangig aufgenommen. Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung, die über eine ausschreibungsadäquate Qualifikation verfügen.Bitte beachten Sie, dass wir Bewerbungen aufgrund der geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben ausschließlich über unser webbasiertes Bewerber:innen-Tool entgegennehmen können.Über unsAn der Universität Graz arbeiten 4700 Mitarbeiter:innen gemeinsam an Zukunftsfragen und Lösungen für die Welt von morgen. Unsere Studierenden und unsere Forscher:innen stellen sich den großen Herausforderungen der Gesellschaft und tragen das Wissen hinaus. We work for tomorrow. Werden Sie Teil davon!KontaktTanja Weiß, tanja.weiss@uni-graz.at

Auf diesen Job bewerben

Daten für diesen Job