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Office Manager:in (m/w/d)

• Bewerbungsfrist: 10.07.2024
• Verwendungsgruppe: IIIa
• Brutto Jahresgehalt (Vollzeit): € 36.388,80
• Dienstbeginn: Ehestmöglich
• Wochenstunden: 40 h/W
• Anstellungsdauer: Vorerst befristet mit Option auf Dauerstelle
• Befristung: 1 Jahr

• Administrative Unterstützung der Leitung beim Betrieb eines überfakultären Zentrums
• Eigenverantwortliches Sekretariats-, Verwaltungs- und Organisationsmanagement zur Unterstützung von Leitung, Teamleitungen, Professuren und Mitarbeiter:innen inkl. Terminkoordination
• Vorbereitung, Organisation und administrative Betreuung von Workshops und Veranstaltungen inkl. Bewerbung
• Sicherstellung von reibungslosen administrativen Abläufen mit dem Rektorat, den Instituten und den Verwaltungseinheiten an der Universität
• Betreuung administrativer Personalagenden des Zentrums (inkl. Begleitung von Ausschreibungs- und Auswahlprozessen sowie Berufungsverfahren)
• Selbstständige und eigenverantwortliche Budgetverwaltung (Abwicklung von Einkauf, Bestellungen, Budgetplanung, Abrechnung) sowie Inventarverwaltung
• Korrespondenz mit wissenschaftlichen, öffentlichen oder privatwirtschaftlichen Einrichtungen im In- und Ausland
• Koordination von Terminen, Betreuung von Sitzungen und Besprechungen inkl. Protokollierung
• Administrative Betreuung des Web-Auftrittes, Eingabe von News- und Veranstaltungsinformationen

• Abgeschlossene einschlägige Ausbildung und Erfahrung im administrativen Bereich, idealerweise einer wissenschaftlichen oder F&E-Einrichtung
• Kenntnisse der universitären Organisation und Strukturen (wünschenswert)
• Sehr gute IT-Anwendungs-Kenntnisse (MS Office, SAP und Bereitschaft, sich in universitätsinterne Systeme einzuarbeiten)
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
• Kommunikationsfähigkeit und Serviceorientierung
• Genaue, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Interesse an Digitalisierung und digitaler Transformation (wünschenswert)
• Eigeninitiative und selbstständige Arbeitsweise, Flexibilität und Problemlösungskompetenz
• Erfahrung in der Planung, Koordination und Durchführung von Veranstaltungen und Workshops (wünschenswert)

• Sinn: Wir bieten sinnstiftende Arbeit für die Welt von morgen.
• Zusammenarbeit: Bei uns finden Sie interdisziplinäre, berufsgruppenübergreifende Möglichkeiten zur Zusammenarbeit.
• Vielfalt: Neben der inhaltlichen Vielfalt der verschiedenen Wissenschaftsdisziplinen bieten wir ein Arbeitsumfeld, in dem Diversity gelebt wird und einen hohen Stellenwert einnimmt.

• Unser internes Weiterbildungsangebot ist so bunt wie die Universität.
• Benefits: Selbstverständlich gibt es alle gängigen Benefits von A wie Altersteilzeit bis Z wie Zumbakurse am Universitätssportinstitut (USI).
• Flexibilität: Flexibilität beweisen wir nicht nur mit den verschiedenen Arbeitszeitmodellen sondern auch mit den Angeboten zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf.

An der Universität Graz arbeiten 4700 Mitarbeiter:innen gemeinsam an Zukunftsfragen und Lösungen für die Welt von morgen. Unsere Studierenden und unsere Forscher:innen stellen sich den großen Herausforderungen der Gesellschaft und tragen das Wissen hinaus. We work for tomorrow. Werden Sie Teil davon!

Das Interdisziplinäre Digitale Labor der Universität Graz bündelt interdisziplinäre Forschung zu den Themen Künstliche Intelligenz, Big Data und digitale Transformation.

Tanja Weiß, tanja.weiss@uni-graz.at

Webseite des Instituts

Die Universität Graz strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an, insbesondere in Leitungsfunktionen und beim wissenschaftlichen Personal, und lädt deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung ein. Im Falle der Unterrepräsentation werden Frauen bei gleicher Qualifikation grundsätzlich vorrangig aufgenommen. Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung, die über eine ausschreibungsadäquate Qualifikation verfügen.

Bitte beachten Sie, dass wir Bewerbungen aufgrund der geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben ausschließlich über unser webbasiertes Bewerber:innen-Tool entgegennehmen können.

We work for tomorrow. Werden Sie Teil davon!