kaufmännische Assistent:in

Auftragsmanagement

Aufgrund einer erforderlichen Neubesetzung sucht unser Kunde aktuell nach einem neuen Teammitglied, welches in dem Unternehmen mit rund 100 kreativen Köpfen bzw. TechnikerInnen das Aufgabengebiet im Auftragsmanagement sowie kaufmännische Agenden übernimmt.

Werden auch Sie Teil des Teams!

Diese Aufgaben erwarten Sie: Assistenz des Auftragsmanagements:

• Sichtung der Ausschreibungsplattformen und Bearbeitung der Unterlagen
• Laufende Aktualisierung der Standardnachweise (z.B. Strafregister, Insolvenzfreiheit, KSV-Auszug etc. bzw. ANKÖ)
• Upload von Bewerbungen und Angeboten auf Plattformen
• Projektanlagen in der EDV-Struktur
• Angebotseinholungen von Subunternehmern
• Grundbuch-, Firmenbuch- Abfragen und ÖNORMEN Download

• Vorbereitung zur Verbuchung der Handkassen und Kreditkarten
• Übernahme der Beauftragungen, der Projektzahlungs- und Terminpläne sowie Honorar-Aufteilungsübersichten
• Durchführung bzw. Veranlassen der Rechnungslegung
• Führen von projektbezogenen Übersichtslisten der Aufträge inkl. aller verrechnungsrelevanten Daten
• Unterstützung im Zusammenhang mit projektbezogenen Abrechnungstabellen

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, alternativ vergleichbare Kenntnisse
• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung als Assistenz in einem ähnlichen bzw. vergleichbaren Aufgabengebiet
• Sehr guter Umgang mit MS Office, insbesondere Excel
• Hohes Maß an Selbstständigkeit und Zuverlässigkeit
• Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englischkenntnisse sind von Vorteil

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