Executive Assistant (w/m/d)

Wir sind NovaTaste – eine unabhängige und eigenständige Unternehmensgruppe mit Hauptsitz in Salzburg, Österreich sowie weiteren Standorten in Europa, Nordamerika und Asien. Unser Kern-geschäft ist die Produktion von Kräutern, Gewürzen und Wirkstoffen für die Lebensmittelindustrie sowie Gastronomie. Mit rund 1.900 Mitarbeiter:innen werden mehr als 16.000 Kund:innen weltweit bedient. Bei uns kannst du auf Teamgeist, Flexibilität, attraktive Aufstiegsmöglichkeiten sowie zahlreiche Benefits zählen.

Aufgaben

Unterstützung der Geschäftsleitung:

• Koordinationsstelle für das Management-Team und Ansprechperson für administrative Belange
• Mithilfe bei der Entwicklung und Aufbereitung von aktuellen Themen
• Reisekoordination und Reisekostenabrechnung

Kommunikation und Koordinierung:

• Ansprechpartner:in für interne und externe Interessensgruppen
• Planung und Koordinierung von Meetings, Veranstaltungen (on- und off-site), Workshops
• Erstellung von Visaanträgen und Unterstützung bei der Beantragung von Dienstpässen
• Allgemeine Korrespondenz
• Unterstützung beim Onboarding (z.B. Erstellung von Einschulungsplänen für Managementpositionen)
• Förderung der Zusammenarbeit und Aufrechterhaltung eines offenen Kommunikationsflusses innerhalb der Organisation

Projekte:

• Unterstützung und/oder Übernahme diverser laufender oder neuer Projekte (z.B. Travel Management, digitale Signatur, etc.)
• Weiterentwicklungsmöglichkeit durch die Übernahme weitere Aufgaben im Bereich interner Unternehmenskommunikation

Skills

• Nachgewiesene, mehrjährige Erfahrung als Assistent:in der Geschäftsleitung
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, Hands-On Mentalität und sehr gutes Zeitmanagement
• Ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten auf Deutsch und Englisch
• Fähigkeit zur selbstständigen und kooperativen Arbeit in einem agilen Umfeld
• Hohes Maß an Diskretion und Professionalität
• Ausgezeichnete MS-Office-Kenntnisse inkl. MS Teams

Benefits

• Kostengünstige Mittagsverpflegung in unserem ausgezeichneten Betriebsrestaurant, betrieben von unserem Haubenkoch
• Attraktive Mitarbeiterkonditionen beim Erwerb von Gewürzen, Essigen, Ölen etc. in unserem Shop sowie lokale Vergünstigungen bei diversen Firmen
• Physiotherapie mit geringem Selbstbehalt, Betriebsärztin, betriebliche Altersvorsorge, Firmenradl
• KlimaTicket Salzburg als Jobticket
• Flexible Arbeitszeiten durch ein attraktives Gleitzeitmodell sowie Home-Office Möglichkeit (nach erfolgreicher Einarbeitung)
• Flache Organisationsstrukturen und kurze Entscheidungswege
• Abwechslungsreicher Tätigkeitsbereich sowie ein konstruktives, produktives und sehr innovatives Arbeitsumfeld in einem erfolgreichen international tätigen Unternehmen

Das kollektivvertragliche Mindestgehalt für diese Position beträgt brutto € 2.645,06 pro Monat auf Vollzeitbasis (38,5 Stunden). Eine deutliche Überzahlung angepasst an Ihre Qualifikation und Erfahrung ist für uns selbstverständlich.