Project Document Controller (m/w/d)

Die ILF-Gruppe ist ein international tätiges, völlig unabhängiges Ingenieur- und Beratungsunternehmen, welches seine Kunden bei der erfolgreichen Realisierung von technisch anspruchsvollen, komplexen Industrie- und Infrastrukturprojekten unterstützt. In den über 45 Bürostandorten auf sechs Kontinenten beschäftigen die Firmen der ILF-Gruppe 3.000+ hoch qualifizierte Mitarbeiter:innen. Durch die regionale Präsenz kann eine laufende Abstimmung mit den jeweiligen Kunden und Projektbeteiligten vor Ort erfolgen. Gleichzeitig ermöglicht die enge Zusammenarbeit im Netzwerk der ILF-Gruppe auch die Einbindung von internationalen Top-Experten, besonderen Erfahrungen, Prozessen und Werkzeugen.

Durch diese Kombination von lokaler Präsenz und internationaler Expertise können die Kundenbedürfnisse bestmöglich erfüllt werden. Das Unternehmen befindet sich vollständig im Privatbesitz der Gründerfamilien und ist daher vollkommen unabhängig von Hersteller-, Lieferanten- und Bankeninteressen.

• Sicherstellung der Einhaltung von Projekt- und Dokumentationsrichtlinien: Sie sorgen dafür, dass alle festgelegten Standards und Vorgaben konsequent umgesetzt werden.
• Unterstützung des Projektteams bei Dokumentationsthemen: Sie stehen dem Projektteam in allen Fragen rund um die Dokumentation zur Seite und gewährleisten die Einhaltung definierter Prozesse.
• Erstellung von Auswertungen und Nachverfolgung des Dokumentationsfortschritts: Sie analysieren den Fortschritt der Dokumentation und stellen sicher, dass alle Aufgaben rechtzeitig und effizient abgeschlossen werden.
• Administration von Projektplattformen: Sie verwalten und pflegen unsere Projektplattformen wie MS SharePoint und sorgen für eine reibungslose Nutzung.
• Erstellung von Enddokumentationen nach Kundenstandards: Sie erstellen abschließende Dokumentationen, die den spezifischen Anforderungen unserer Kunden gerecht werden.
• Verantwortungsvolle Verwaltung und Pflege von Projektdatenbanken: Sie übernehmen die Pflege und Aktualisierung von projektspezifischen Daten und sorgen für eine lückenlose Dokumentation.
• Koordination der Übergabe von Dokumenten und Dokumentenpaketen: Sie stimmen sich eng mit den Projektbeteiligten ab, um eine reibungslose und termingerechte Übergabe sicherzustellen.
• Qualitätssicherung durch formelle Dokumentenprüfung: Sie prüfen Dokumente sorgfältig anhand definierter Unternehmensstandards und stellen sicher, dass alle Anforderungen erfüllt sind.

• Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung wie eine Lehre oder an einer HTL/HAK bzw. auch Hochschule/Universität
• Idealerweise Berufserfahrung in einer ähnlichen Funktion
• Fließende Englischkenntnisse und Deutschkenntnisse
• Effiziente Kommunikation innerhalb des Teams und mit internen und externen Projektbeteiligten
• Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Office-Anwendungen insbesondere MS Excel und Sharepoint
• Erfahrung mit Dokumentationsplattformen, wie z.B. Aconex, wünschenswert
• Teamplayer mit hoher Eigeninitiative, Verlässlichkeit und Genauigkeit
• Eine kreative und selbstständige Denkweise sowie strukturierte Arbeitsweise

• Ein anspruchsvolles Aufgabengebiet in einem international erfolgreichen Beratungsunternehmen
• Flache Hierarchien, ein angenehmes Betriebsklima sowie kurzen Entscheidungswege
• Ein professionelles Arbeitsumfeld, hohe technische Kompetenz im Kollegium sowie moderne Arbeitsmittel
• Überdurchschnittlich gute Perspektiven zur persönlichen & fachlichen Weiterentwicklung
• Flexible Arbeitszeiten sowie Homeoffice
• Hoch modern ausgestattete Büroräumlichkeiten in Top Lage und ausgezeichneter Erreichbarkeit
• Die Teilnahme an Events im beruflichen und privaten Rahmen, um die Kolleg:innen kennen zu lernen
• Diverse weitere Sozialleistungen, wie Mitgliedschaft Sport App, Bike Leasing, Lebensmittelzuschuss, etc.

Auf unserer Karriereseite stehen umfassende Informationen zu den angebotenen Zusatzleistungen, den verschiedenen Standorten und dem Ablauf des Bewerbungsprozesses zur Verfügung.

Die Abteilung Industrial Projects stellt sich vor.

Gesetzlich verpflichtender Hinweis: Für die ausgeschriebene Position gilt ein Mindestbruttogehalt lt. Kollektivvertrag für Angestellte in der Information und Consulting mit Bereitschaft zur KV-Überzahlung. Die Überzahlung richtet sich nach Berufserfahrung und Qualifikation. Darüber hinaus bieten wir eine Reihe von Sozialleistungen.

Interne Referenz: 85/LB

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