Office Manager:in (m/w/d)

Institut für Öffentliches Recht und Politikwissenschaft

Office Manager:in (m/w/d)

• Büroorganisation und Assistenz des Arbeitsbereichsleiters in Terminkoordinationen, Korrespondenz in Deutsch und Englisch, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen
• Lehrveranstaltungseingabe in UGO inkl. Raumbuchung sowie Prüfungsverwaltung und Übersichtserstellung über das geplante Lehrveranstaltungsangebot des Arbeitsbereiches
• Unterstützung in der Veranstaltungsorganisation: Buchung der Räumlichkeit (inklusive Technische Ausstattung), Catering, Bewerbung der Veranstaltung, Korrespondenz mit Teilnehmer:innen
• Verwaltung von Arbeitszeitaufzeichnungen des Arbeitsbereiches, Meldung über Dienstantritte an das Institutsmanagement, Zusammenarbeit mit dem Institutsmanagement bei neuen Personalausschreibungen
• Mitarbeit und Unterstützung bei der allgemeinen Institutsadministration
• Selbstständige Bearbeitung aller Studierendenanfragen
• Angebotseinholung allfälliger Bestellungen, Vorbereitung für SAP

• Abgeschlossene Ausbildung (kaufmännischer Abschluss)
• Sehr gute Deutsch und Englisch Kenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute EDV Kenntnisse
• Praktische Kenntnisse im administrativen Bereich (wünschenswert)
• Kenntnisse des administrativen Bereichs der Universität (wünschenswert)
• Präzise und selbstständige Arbeitsweise
• Teamfähigkeit und Engagement
• Bereitschaft sich in neue Programme (z.B. Typo3) und Arbeitsfelder einzuarbeiten

• Sinn: Wir bieten sinnstiftende Arbeit für die Welt von morgen.

• Unser internes Weiterbildungsangebot ist so bunt wie die Universität.

• Zusammenarbeit: Bei uns finden Sie interdisziplinäre, berufsgruppenübergreifende Möglichkeiten zur Zusammenarbeit.

• Benefits: Selbstverständlich gibt es alle gängigen Benefits von A wie Altersteilzeit bis Z wie Zumbakurse am Universitätssportinstitut (USI).

• Vielfalt: Neben der inhaltlichen Vielfalt der verschiedenen Wissenschaftsdisziplinen bieten wir ein Arbeitsumfeld, in dem Diversity gelebt wird und einen hohen Stellenwert einnimmt.

• Flexibilität: Flexibilität beweisen wir nicht nur mit den verschiedenen Arbeitszeitmodellen sondern auch mit den Angeboten zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf.

Wir bieten ein Jahresbruttogehalt auf Basis Vollzeit von mindestens € 34441.40 Eine Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung ist möglich.

Die Universität Graz strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an, insbesondere in Leitungsfunktionen und beim wissenschaftlichen Personal, und lädt deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung ein. Im Falle der Unterrepräsentation werden Frauen bei gleicher Qualifikation grundsätzlich vorrangig aufgenommen. Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung, die über eine ausschreibungsadäquate Qualifikation verfügen.

Bitte beachten Sie, dass wir Bewerbungen aufgrund der geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben ausschließlich über unser webbasiertes Bewerber:innen-Tool entgegennehmen können.

An der Universität Graz arbeiten 4700 Mitarbeiter:innen gemeinsam an Zukunftsfragen und Lösungen für die Welt von morgen. Unsere Studierenden und unsere Forscher:innen stellen sich den großen Herausforderungen der Gesellschaft und tragen das Wissen hinaus. We work for tomorrow. Werden Sie Teil davon!

Anne Schubert, MA
anne.schubert@uni-graz.at
+43316 380 6698