Praxismanager:in, Ordinationsassistent:in in Kinderpraxis (m/w/d)

Für meine ergotherapeutische Kinderpraxis in der Wiesenstadt Alt-Erlaa, die heuer ihr 30-jähriges Bestehen feiert, suche ich eine:n Office Manager:in. Arbeitszeit 60-70% (bei 37 Wochenstunden).

Unser:e ideale:r Mitarbeiter:in

• Ist eine fröhliche, dynamische, kommunikative, lösungsorientierte und teamfähige Persönlichkeit, die eine positive, kooperative Atmosphäre schafft
• Hat idealerweise eine Ausbildung als Ordinationsassistent:in oder Ordinationsmanager:in und Erfahrung mit administrativen Tätigkeiten im Gesundheitswesen (Dies ist aber keine Bedingung.)
• Beherrscht Deutsch perfekt in Wort und Schrift und Englisch flussig in Wort und Schrift (Level B2)
• Hat Organisationstalent: organisiert die täglichen Abläufe systematisch und effizient und behält den Überblick
• Verfügt über sehr gute technische Kompetenzen: geht routiniert mit dem Computer und mit der üblichen Bürosoftware um: Tippen im 10-Finger-System, MS Office (Word incl. Serienbriefe, Excel), Adobe, Internet, Dropbox, Scannen etc. und ist interessiert an Neuerungen
• Hat außergewöhnlich gute Kommunikationsfähigkeiten (in Person, telefonisch und schriftlich): kommuniziert bemerkenswert freundlich, herzlich, einfühlsam und serviceorientiert mit Vorgesetzten, Kund:innen und Kolleg:innen
• Verfügt über hohe Leistungsmotivation, Eigenverantwortung und Problemlösekompetenz, sodass sie Aufgaben selbstständig erkennen, priorisieren und lösen kann.
• Ist multitasking-fähig und stressresistent, wenn viel los ist; kann gut Prioritäten setzen und zwischen verschiedenen Aufgaben wechseln
• Identifiziert sich mit unserer Mission, Kindern und Familien zu helfen.

Das sind die Aufgaben:

Praxisorganisation und -verwaltung incl.

• Kommunikation, Telefonkontakte und Terminvereinbarungen
• Führung der Warteliste
• Terminkoordination und Auslastungsmanagement der Therapeut:innen in unserer Praxissoftware
• Kunden- und Personalverwaltung incl. Kontrolle der Arbeitszeitaufzeichnungen aus unserer Zeiterfassungssoftware
• Erstellen monatlicher Auslastungs- und Umsatzberichte aus unserer Praxissoftware
• Allgemeine Bürotätigkeiten
• Ressourcen- und Materialverwaltung incl. Verantwortung für die Ordnung der allgemeinen Praxisräume (Warteraum, Küche, Sanitärbereich)

Das bieten wir:

• Arbeiten in einem jungen, motivierten, kollegialen Team mit eine erfahrenen Leitung, das Freude an der Arbeit mit den Familien hat
• Einen besonders angenehmen, hellen, modern ausgestatteten Arbeitsplatz, der sehr gut öffentlich erreichbar ist (U6, div. Busse)
• Berücksichtigung individueller Wünsche bei der Arbeitszeit- und Urlaubsgestaltung
• Einschulung und Einarbeitung
• Unterstützung bei der Weiterbildung und beruflichen Weiterentwicklung
• Unbefristeter Angestelltenvertrag nach dem SWÖ-KV
• Die Entlohnung erfolgt nach dem SWÖ-Kollektivvertrag (als Vollzeit zählen 37 Wochenstunden), Einstufung in VG5