Teamassistenz für Administration und Organisation von Veranstaltungen im Simulationszentrum

Sie interessieren sich für den Bereich Administration und Veranstaltungsmanagement?
Arbeiten Sie gerne mit unterschiedlichen Berufsgruppen in einem kollegialen Team zusammen?
Dann sind Sie bei uns richtig!
Das Simulationszentrum der KAGes sucht zur Verstärkung des Teams eine Teamassistenz für Administration und Organisation von Veranstaltungen im Simulationszentrum

Sie übernehmen im Medizinischen Simulations- und Trainingszentrum Steiermark (Fachabteilung Personalentwicklung) die Büroorganisation, Administration und Veranstaltungsorganisation:

• Sie planen Sitzungen und Webex-Meetings inklusive Protokollführung und kümmern sich in der Administration um Ablagemanagement, Korrespondenz, Erledigungen auf Postwegen und das Entgegennehmen von Telefonanrufen.
• In der Organisation und Betreuung von Veranstaltungen koordinieren Sie Termine und planen die Raumbelegung. Sie sorgen dafür, dass die Anmeldung von Instruktor*innen bei der ÖGK, die Abrechnung von Nebentätigkeiten und die DFP-Beantragung (Diplom-Fortbildungs-Programm) reibungslos ablaufen. Sie verwalten die Kurse im a:sk und ERC COSY und kümmern sich um das Teilnehmer*innen-Management.
• An Veranstaltungstagen empfangen und betreuen Sie Instruktor*innen und Teilnehmer*innen.
• Für die Rechnungslegung sowie das Aufsetzen von Verträgen laut Vorgaben sind Sie in Zukunft zuständig.
• Bestellungen wie Catering, Büromaterial etc. führen Sie selbstständig durch.
• Sie unterstützen den Teamleiter und Ihre Kolleg*innen.

• Für diese vielfältigen Aufgaben sind eine abgeschlossene Büroausbildung (Lehre, HAS etc.) und praktische Erfahrungen in der Administration und Organisation von Veranstaltungen notwendig.
• Sie verfügen über ein gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen und sind mit grundlegenden Kenntnissen der medizinischen Terminologie idealerweise bereits vertraut.
• Englischkenntnisse (Pflichtschulniveau B1) bringen Sie mit.
• Vorbestehende IT-(MS-Office) und SAP-Kenntnisse sind für die Arbeit im Simulationszentrum von Vorteil.
• Sie sind gut organisiert und behalten auch in turbulenten Zeiten den Überblick. Es ist Ihnen wichtig, gute Ergebnisse in Ihrem Arbeitsbereich zu erzielen und damit zum Erfolg des gesamten Teams beizutragen.
• Als Fortbildungseinrichtung legen wir sehr großen Wert auf hohe Kund*innen- und Serviceorientierung. Mit Ihrer Freude im Umgang mit Gästen und Ihrer gewinnenden Persönlichkeit tragen Sie dazu bei, dass sich Kund*innen wohlfühlen.
• Das kann nur mit guter Zusammenarbeit innerhalb des Teams gelingen. Sie sehen das genauso und bringen hohe Kooperations- und Teamfähigkeit mit.
• Wir sind uns als Gesundheitsunternehmen unserer Vorbildwirkung und unserer Verantwortung sehr bewusst, daher muss bei Antritt Ihrer Tätigkeit eine Immunität gegen Masern, Mumps, Röteln, Varizellen entweder durch eine nachgewiesene zweimalige Impfung oder einen positiven Antikörpertest vorliegen.

• Ein vielfältiges Aufgabengebiet, das sich durch neue Themen auch laufend verändert. Außerdem eine langfristige Perspektive und Jobgarantie in einem krisensicheren Unternehmen bei einem verlässlichen Arbeitgeber
• Interdisziplinäre und multiprofessionelle Zusammenarbeit
• Ein gutes Betriebsklima und kollegiales Miteinander
• Gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln
• Möglichkeit zur internen und externen Weiterbildung
• Alle 2 Jahre automatische Vorrückung im Gehaltsschema
• Bezahlte Mittagspause
• Ab dem vollendeten 43. Lebensjahr eine zusätzliche 6. Urlaubswoche
• Umfassende Sozialleistungen
  o Fahrtkostenzuschuss, Jobrad oder Klimaticket Steiermark
  o vergünstigte Essenstarife
  o Kinderbetreuungsangebote nach Verfügbarkeit
  o Betriebsrat-Ermäßigungen
• Mit unseren betrieblichen Gesundheitsförderungen und den Möglichkeiten zur optimalen Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch unser Gleitzeitmodell runden wir unser umfassendes Paket ab. Wir freuen uns auf Sie!

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