Organisationsassistentin

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen einen*eine

Organisationsassistent*in

56 Fakultät für Mathematik

Besetzung ab: 01.11.2024 | Stundenausmaß: 20,00 | Einstufung KV: §54 VwGr. IIIa

Befristung bis: 29.02.2028

Stellen ID: 2691

Die Fakultät für Mathematik an der Universität Wien ist die größte österreichische Forschungs- und Lehreinrichtung auf dem Gebiet der Mathematik. Sie zeichnet sich durch die Breite der vertretenen Fächer aus, welche von den Grundlagen der Logik, über alle klassischen Kernfächer, bis hin zu konkreten Industrieanwendungen reichen. Im Rahmen der Fakultät repräsentiert das Institut für Mathematik die Mathematik als Ganzes in Forschung und Lehre, ohne dabei eine willkürliche Trennung in Reine und Angewandte Mathematik vorzunehmen. Und zugleich bereiten wir junge Menschen auf die Anforderungen des modernen Arbeitsmarkts vor. Wir suchen nach offenen, innovativen und produktiven Kolleg*innen, die bereit sind, in einem internationalen und interdisziplinären Umfeld zu arbeiten. Das wollen Sie auch? Herzlich willkommen in unserem Team!

Wir suchen eine*n engagierte*n Organisationsassistent*in zur Unterstützung der Forschungsgruppe Stochastik und Finanzmathematik. In dieser verantwortungsvollen Position arbeiten Sie an der Schnittstelle zwischen Wissenschaft und Verwaltung und tragen maßgeblich zur erfolgreichen Umsetzung internationaler Drittmittelprojekte bei. Wir bieten Ihnen flexible Arbeitszeiten sowie ein vielseitiges und herausforderndes Aufgabengebiet in einem kollegialen und wissenschaftsnahen Umfeld. Es handelt sich um eine Karenzvertretung in Teilzeit (20 Wochenstunden) die bis zum 29.02.2028 befristet ist.

• Koordination von Drittmittelaktivitäten der Forschungsgruppe Stochastik und Finanzmathematik.
• Unterstützung des wissenschaftlichen Personals bei der Beantragung (z.B. Budgetplanung) und administrativen Umsetzung von Projekten von Projektbeginn bis -ende
• Selbstständige Organisation der Verwaltungsabläufe im Drittmittelbereich (Budget- und Personalagenden) Unterstützung der Projektmitarbeiter*innen bei Personalagenden (Zeit- und Reisebeauftragte: Abwesenheitsverwaltung wie Dienstreisen, Freistellungen, Urlaub) inklusive Onboarding neuer Projektmitarbeiter*innen
• Englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit inneruniversitären Einrichtungen (Institut und Dekanat, Finanzwesen, Personalabteilung) und außeruniversitären Stellen (Fördergeber*innen wie FWF, WWTF, OeNB, ERC)
• Eigenverantwortliche Rechnungsabwicklung und Budgetkontrolle unter Einhaltung der Förderrichtlinien Vorbereitung von Zwischen- und Endberichten Organisation wissenschaftlicher Veranstaltungen (Vorträge, Seminare, Tagungen, Konferenzen) der Forschungsgruppe Stochastik und Finanzmathematik.
• Abwicklung des internationalen Gästeprogrammes Contentmanagement insbesondere redaktionelle Betreuung der Projektwebseiten sowie Benutzer*innenverwaltung (Mailinglisten) mittels Typo 3 und u:cris-Systemen.

• Abschluss: Allgemeine oder Berufsbildende höhere Schule (Matura) oder gleichwertige Qualifikation.
• Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit (Deutsch und Englisch)
• Umfassende EDV-Anwenderkenntnisse (MS Office, Typo3)
• Teamfähigkeit mit Fähigkeit selbstständig und eigenverantwortlich zu arbeiten
• Hohe Service- und Kund*innenorientierung
• Bereitschaft zur Weiterbildung
• Mehrjährige einschlägige administrative Erfahrung von Drittmittelprojekten oder Eventmanagement ist von Vorteil
• Kenntnisse der Universitätsstrukturen sind von Vorteil

Work-Life-Balance: Die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben bzw. Beruf und Studium sind uns ein besonders wichtiges Anliegen. Sie
können folglich in Abstimmung mit dem Team und der Team-Leitung im Rahmen der aktuell geltenden Betriebsvereinbarungen Ihre
Arbeitszeiten flexibel und familienfreundlich gestalten und auch teilweise im Home-Office arbeiten.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines internationalen Teams mit hervorragender Forschungsinfrastruktur in einer lockeren
Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Klimaneutralität - Nachhaltigkeit: Die Universität Wien leistet ihren Beitrag zur Erreichung der Klimaziele mittels einer beschlossenen
Nachhaltigkeitsstrategie und strebt durch Reduzierung des Ressourcenverbrauchs, ressourcenschonenden und nachhaltigen
Beschaffungen und Investitionen Klimaneutralität bis 2030 an.

Angemessenes Gehalt: Das Grundgehalt entspricht dem Kollektivvertrag für die Dienstnehmer*innen der
Universitäten gem § 54 VwGr. IIIa Grundstufe: EUR 2599,20 brutto auf Vollzeitbasis (14 mal jährlich). Das tatsächliche Gehalt wird
schließlich in Abhängigkeit von Berufserfahrung und Qualifikation festgelegt. Bei überdurchschnittlichen Leistungen ist eine Überzahlung möglich. Mit dem Bruttobezug sind sämtliche Leistungen des*der
Dienstnehmers*Dienstnehmerin in quantitativer und qualitativer Hinsicht abgegolten.

Interne Weiterbildung und Coaching: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem
umfangreichen, kostenfreien Kursangebot.

Benefits: Die Universität Wien bietet Ihnen zudem zahlreiche Benefits wie bspw. eine betriebliche Pensionsvorsorgekasse,
Fahrtkostenzuschüsse, günstige Parkmöglichkeiten, vergünstigte EDV (Hard- und Software), Sondertarife für Sprachkurse des
universitären Sprachenzentrums, Frauenförderung, Diversitätsmanagement und spezifische Karriereförderung, Inklusion, Papamonat,
Flexible Kinderbetreuung, Ferienbetreuung für Kinder, Gesundheitsvorsorge, Impfaktionen und Fitnessangebote (Sondertarife für USI
Sportkurse) sowie Vergünstigungen und Rabatte für Mitarbeiter*innen bei diversen Firmen.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

Ist Ihr Interesse an diesem attraktiven und vielseitigen Betätigungsfeld mit eigenverantwortlichen Aufgabenbereichen nun geweckt? Möchten Sie sich dieser neuen Herausforderung stellen?

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button

Gudrun Kretzschmar

gudrun.kretzschmar@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team!
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Datenschutzerklärung

Bewerbungsfrist: 13.10.2024