Administrative Assistentin

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Die Wiener Gesundheitsverbund Projektentwicklungs- und Baumanagement GmbH sucht eine

Administrative Assistent*in

Dienstort: Universitätsklinikum AKH Wien

Ihr Profil

* Sicherer Umgang mit MS Office zur Erstellung von Vorlagen und Berichten
* Sicherer Umgang mit MS Outlook zur Terminvereinbarung
* Sicherer Umgang mit Projektplanungstools (z.B. MS Project / Conclude)
* Flexibilität bzgl. Arbeitszeiten
* Eigenverantwortung und Selbstdisziplin
* Strukturiertes Arbeiten, eigenständiges Setzen von Prioritäten
* Sicherheit im Umgang mit Menschen (persönlich und telefonisch)
* Belastbarkeit in Krisensituationen
* Organisationstalent

Ihr Aufgabengebiet

* Büromanagementaufgaben
* kontinuierliches Auslesen des Emailpostfaches und Emailpostverteilung
* Telefonmanagement
* Dokumentationswesen
* Terminmanagement
* Besprechungsorganisation (Vor- und Nachbereitung, Erstellung Unterlagen)
* Registratur und Ablage
* Eigenständige Erledigung (Aufbereitung, Dokumentation, Ablage) der zugewiesenen Themen und Geschäftsfälle
* Organisation im Zusammenhang mit Personalauswahl (u.a. Aufbereitung von Stellenausschreibungen, Organisation von Bewerbungsgesprächen/Hearings etc.)
* Nahtstelle zur Personalabteilung der GED (insbesondere Personalstand, Absenzen, Dienstreisen, Sonderurlaube, Abrechnung, SES und dgl.) betreffend das Ressort/die Stabsstelle
* Entgegennahme telefonischer Anfragen und möglichst selbstständige inhaltliche Klärung sowie Beantwortung der Anfragen (Rückruf, Mail)
* Führung von Protokollen bei Besprechungen
* Mitwirkung bei administrativer Verwaltung (zB organisatorische Begleitung neuer Mitarbeiter*innen, Inventarführung und dgl.)
* Mitwirkung am Projekt Berichtswesen
* Mitwirkung bei Sachbearbeitung von Anfragen zum Rechnungsmanagement
* Sachbearbeitung von Genehmigungen und Folgedokumentation für die Freigabe von Anfragen

Was Sie erwarten können:

* Attraktiver, langfristiger Arbeitsplatz in einem dynamischen und wachsenden Umfeld
* abwechslungsreiche Tätigkeit mit viel Gestaltungsspielraum
* Firmenhandy und Laptop für eine flexible Arbeitsplatzgestaltung
* Dienstort: Universitätsklinikum AKH Wien
* Je nach Qualifikation und Erfahrung werden Ihnen sehr attraktive finanzielle Rahmenbedingungen ab ca. EUR 42.000,- Jahresbruttogehalt bei einer 40-Stunden-Woche geboten.

Interessiert?

Dann freuen wir uns über Ihre Bewerbung:

Wiener Gesundheitsverbund Projektentwicklungs- u. Baumanagement GmbH
Web: https://gesundheitsverbund.at/

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