Assistent:in der Verwaltung (m/w/d) zuständig für Officeangelegenheiten & Veranstaltungsmanagement

Die JAM MUSIC LAB GmbH ist die Dachorganisation der „JAM MUSIC LAB Private University for Jazz and Popular Music Vienna“ und des Konservatoriums mit Öffentlichkeitsrecht, der „Friedrich Gulda School of Music Wien“. Diese beiden Bildungsinstitutionen bieten fundierte akademische Bildungs- und Ausbildungswege auf Bachelor, Master und Diplom-Niveau an. Inhaltlich bieten die beiden Institutionen Studien der Klassik, des Jazz, des Pop und Rock. Beide Institutionen haben sich modernen künstlerischen und pädagogischen Ausbildungsformen verschrieben, in denen Interdisziplinarität, Motivation und Talente- Förderung eine zentrale Rolle spielt. Individualität, Internationalität und stilistische Offenheit begleiten als zentrale Werte die Zusammenarbeit von Studierenden und Lehrenden.

Die JAM MUSIC LAB GmbH sucht in der zentralen Verwaltung zum ehestmöglichen Eintritt folgende Position neu zu besetzen:

Assistent:in der Verwaltung (m/w/d)
zuständig für Officeangelegenheiten & Veranstaltungsmanagement

Beschäftigungsausmaß: 30 Stunden/Woche, unbefristete Anstellung

Ihre Aufgaben in Officeangelegenheiten:

• Erste Anlaufstelle am Telefon & persönlicher Empfang im Büro
• Bearbeitung der allgemeinen Mail Adressen der Universität und des Konservatoriums und
  Weiterleitung an die entsprechenden Stellen
• Administrative Assistenz des Rektorats - u.a. verantwortlich für Terminfindungen,
  Vorbereitung von Unterlagen, Erstellung der Sitzungsprotokolle
• Erstellung und Aktualisierung von allgemeinen Vorlagen bzw. Unterlagen
• Ablagetätigkeiten & Materialbestellungen
• AUVA-Koordination & Verantwortung

Ihre Aufgaben im Veranstaltungsmanagement:

Die Universität veranstaltet jährlich zahlreiche Events im Sinne von Konzerten, Gastvorträgen, Symposien, Summerschools etc. Einige davon werden von der Verwaltung betreut. Für diese benötigen wir:

• Organisatorische Planung & Koordination dieser Veranstaltungen
• Organisation und Abwicklung des Belegwesens (Kontrolle von Vereinbarungen, Honorarnoten, Buchungen, etc.) in Abstimmung mit der Geschäftsführung
• Kommunikation mit Gästen, Vortragenden & externen Dienstleistern

• Abgeschlossene Ausbildung (vorzugsweise kaufmännische Ausbildung)
• nachweislich einschlägige mehrjährige Berufserfahrung (vorzugsweise im Assistenzbereich)
• ausgeprägtes Organisationstalent
• serviceorientiert, rasche Auffassungsgabe & stressresistent auch unter Termindruck
• eigenverantwortliche, selbständige, effiziente & strukturierte Arbeitsweise
• Recherche Fähigkeit
• Erfahrung mit kleineren Projektabrechnungen
• sicherer Umgang mit MS-Office
• Deutsch und Englisch fließend in Wort und Schrift

Neben schönen, zentralen Räumlichkeiten mit sehr guter Infrastruktur und sehr guter öffentlicher Anbindung, bieten wir ein überaus wertschätzendes Arbeitsklima in einem engagierten & motivierten Team. Eigene Ideen sind sehr willkommen!

Mindestentgelt: 1.800,- Euro brutto pro Monat (mal 14)
Bei entsprechender Qualifikation und Erfahrung besteht die Bereitschaft zur Überzahlung.

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