Office Manager:in (m/w/d) | Katechetik & Religionspädagogik

Institut für Katechetik und Religionspädagogik

Office Manager:in (m/w/d)

• Büroorganisation (z.B. Terminkoordination, Inventarverwaltung, Telefon- & E-Mail-Korrespondenz, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Bestellungen, Aktenverwaltung und Ablage)
• Bestellwesen (z.B. Angebotseinholung, Bestellungen, Rechnungsabwicklung in SAP)
• Budgetverwaltung: Budgetüberwachung und administrative Unterstützung bei der Budgetplanung (z.B. Aufbereitung entsprechender Unterlagen), Berichtslegung
• Administrative Tätigkeiten bei Personalangelegenheiten (z.B. Vorbereitung von Personalausschreibungen bzw. -aufnahmen, Dienstantrittsmeldungen, Verwaltung von Arbeitszeitaufzeichnungen, administrative Unterstützung bei Reiseangelegenheiten)
• Administrative Unterstützung im Bereich Lehre (Lehrveranstaltungseingabe in UniGrazOnline, Raumverwaltung, Prüfungsverwaltung, Übersichtserstellung über geplantes Lehrveranstaltungsangebot, Administration von Moodle-Kursen)
• Organisatorische Unterstützung der Schriftleitung von (Online-)Zeitschriften
• Administrative Unterstützung im wissenschaftlichen Bereich (z.B. Korrekturlesen, Kontrolle und Angabe von Zitierregeln, Literaturrecherche)
• Öffentlichkeitsarbeit (z.B. Verwaltung und Betreuung der Instituts-Website, Abstimmung mit anderen Stellen für Öffentlichkeitsarbeit)
• Organisation von Veranstaltungen (Festakte, Symposien, Tagungen, etc.)
• Selbstständige Bearbeitung aller Studierendenanfragen (über Lehrveranstaltungen, Prüfungstermine, etc.

• Abgeschlossene Ausbildung
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute MS Office-Kenntnisse (Word, Excel, Outlook)
• Erfahrungen im Office-Bereich (wünschenswert)
• Erfahrungen in Erstellung und Verwaltung von Websites (wünschenswert)
• Kenntnisse des administrativen Bereichs einer Universität (wünschenswert)
• Erfahrung mit Systemen wie UniGrazOnline und SAP (wünschenswert)
• Kommunikationsfähigkeit und Kontaktfreudigkeit
• Belastbarkeit, Teamfähigkeit sowie Flexibilität
• Bereitschaft zur Weiterbildung
• Engagement, Verlässlichkeit sowie selbständige und sorgfältige Arbeitsweise

• Sinn: Wir bieten sinnstiftende Arbeit für die Welt von morgen.

• Unser internes Weiterbildungsangebot ist so bunt wie die Universität.

• Zusammenarbeit: Bei uns finden Sie interdisziplinäre, berufsgruppenübergreifende Möglichkeiten zur Zusammenarbeit.

• Benefits: Selbstverständlich gibt es alle gängigen Benefits von A wie Altersteilzeit bis Z wie Zumbakurse am Universitätssportinstitut (USI).

• Vielfalt: Neben der inhaltlichen Vielfalt der verschiedenen Wissenschaftsdisziplinen bieten wir ein Arbeitsumfeld, in dem Diversity gelebt wird und einen hohen Stellenwert einnimmt.

• Flexibilität: Flexibilität beweisen wir nicht nur mit den verschiedenen Arbeitszeitmodellen sondern auch mit den Angeboten zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf.

Wir bieten ein Jahresbruttogehalt auf Basis Vollzeit von mindestens € 34441.40 Eine Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung ist möglich.

Die Universität Graz strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an, insbesondere in Leitungsfunktionen und beim wissenschaftlichen Personal, und lädt deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung ein. Im Falle der Unterrepräsentation werden Frauen bei gleicher Qualifikation grundsätzlich vorrangig aufgenommen. Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung, die über eine ausschreibungsadäquate Qualifikation verfügen.

Bitte beachten Sie, dass wir Bewerbungen aufgrund der geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben ausschließlich über unser webbasiertes Bewerber:innen-Tool entgegennehmen können.

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an:

Univ.-Prof. Dr. Wolfgang Weirer
wolfgang.weirer@uni-graz.at
+43 316 380 6232