Assistenz der Abteilungsleitung Bau und Technik sowie Leitung des Sekretariats (m/w/d)

Ihre berufliche Zukunft

• eigenständige Leitung des Sekretariats der Abteilung Bau und Technik
• umfassende administrative und organisatorische Unterstützung der Abteilungsleitung
• Planung, Koordination und Nachverfolgung von Terminen sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, inklusive Protokollführung
• professionelle Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von Korrespondenzen, Dokumenten und Anträgen (z.B. für Behörden)
• Organisation des abteilungsinternen Personalmanagements, inklusive Krank- und Urlaubsmanagement sowie Zeiterfassung
• Reisemanagement und Bestellwesen
• Verwaltung öffentlicher Ausschreibungen und Vergabeverfahren nach BVergG
• Pflege und Administration von internen Reportings, Datenbanken, PM-Handbuch, ISO-Prozessen und Formularen
• Schnittstelle zwischen Abteilung und internen sowie externen Ansprechpartnern
• Übernahme von Sonderaufgaben und Mitarbeit an Ad-hoc-Projekten

Ihre Qualifikationen

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung auf Maturaniveau (z.B. HAK) oder vergleichbare Qualifikation
• mehrjährige Berufserfahrung, idealerweise im Gesundheitswesen oder in ähnlichen Branchen
• hervorragende organisatorische Fähigkeiten und ausgeprägtes Zeitmanagement
• starke Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift
• sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen
• hohe Vertrauenswürdigkeit und Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen
• Teamfähigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit in einem dynamischen Arbeitsumfeld
• schnelle Auffassungsgabe und die Fähigkeit, auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten
• selbstständige, proaktive und strukturierte Arbeitsweise
• Freude an interdisziplinärer Zusammenarbeit

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