Institutskoordinatorin am Institut für Philosophie

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen einen*eine

Institutskoordinator*in am Institut für Philosophie

46 Fakultät für Philosophie und Bildungswissenschaft

Besetzung ab: | Stundenausmaß: 15,00 | Einstufung KV: §54 VwGr. IIIb

Befristung bis:

Stellen ID: 3099

Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich, genau und strukturiert, sind service- und lösungsorientiert? Dann gibt es eine passende Stelle für Sie in einem motivierten Team am Institut für Philosophie!

Die Stelle soll ehestmöglich besetzt werden und ist vorerst bis zum 31.03.2026 befristet (voraussichtliches Ende einer Elternteilzeit).

Als Koordinator*in befassen Sie sich mit dem operativen Bereich am Institut für Philosophie, welches an der Fakultät für Philosophie und Bildungswissenschaft angesiedelt ist. Gemeinsam mit der Institutskoordinatorin arbeiten Sie in Kooperation mit der Institutsleitung, den Mitarbeiter*innen am Institut und den Mitarbeiter*innen am Dekanat der Fakultät zusammen. Sie übernehmen in engem Austausch mit der Institutskoordinatorin zentrale Aufgaben in den Bereichen Organisation, Kommunikation und Personal.

Folgende Aufgaben übernehmen Sie gemeinsam bzw. in Absprache mit der Institutskoordinatorin:

• Sie unterstützen die Institutsleitung in deren Tätigkeiten und bei deren Entscheidungsprozessen (z.B. Erstellung von Unterlagen, Datenaufbereitung, Organisation von Sitzungen, Terminkoordination, Protokollführung und Korrespondenz).

• Sie beteiligen sich an der Budget- und Personalverwaltung des Instituts.

• Sie unterstützen bei der Koordination und Sicherstellung von Verwaltungsabläufen des Instituts.

• Sie unterstützen bei der externen Institutskommunikation und bei der Öffentlichkeitsarbeit des Instituts (z.B. Korrespondenz sowie Webseitenbetreuung und -entwicklung).

• Sie unterstützen bei der internen Kommunikation (z.B. Intranet und Ansprechpartner*in für Mitarbeiter*innen bei organisatorischen, personellen und finanziellen Fragestellungen).

• Sie beraten und unterstützen in der Forschungsorganisation und bei wissenschaftlichen Veranstaltungen des Instituts.

• Sie beteiligen sich bei der Optimierung der administrativen Prozesse am Institut.

• Sie unterstützen bei der Planung, Budgetierung und Umsetzung von abteilungsrelevanten Investitionsvorhaben für das Institut und stellen dabei den wirtschaftlichen Einsatz von Ressourcen sicher.

• Sie unterstützen bei der Erstellung neuer Stellenausschreibungen und begleiten den Auswahlprozess bis zur Einstellung der neuen Mitarbeiter*innen.

• Studienabschluss (Bachelor) und/oder facheinschlägige Ausbildung.
• Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im universitären Kontext).
• Erfahrung in Koordinations- und Organisationstätigkeiten.
• Umfassende MS-Office Kenntnisse (insb. Word und Excel).
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit.
• Kenntnisse im Rechnungswesen / in der Budgetierung sind von Vorteil.
• Erfahrung mit SAP und Typo3 ist von Vorteil.

Ihr besonderer Arbeitsstil:Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich, genau und strukturiert, sind service- und lösungsorientiert. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz. Sie haben Interesse an ständiger Weiterbildung.

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten in Form von Gleitzeit.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten und sehr freundlichen Administrationsteams.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot.

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.958,90 (auf Vollzeitbasis) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Dienstzeugnisse
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button

Katherina Krobath

katherina.krobath@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team!
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Datenschutzerklärung

Bewerbungsfrist: 30.10.2024