Mitarbeiter:in Empfang und Telefonzentrale

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Stellenbeschreibung

• Als zentrale Kontaktstelle sind Sie verantwortlich für die Entgegennahme aller Anrufe über die Hauptnummer und gewährleisten, dass die Anfragen zeitnah bearbeitet werden. Zudem sind Sie die erste telefonische Anlaufstelle für Kund:innen, Lieferant:innen und Filialen und leiten Gespräche bei Bedarf an die entsprechenden Abteilungen oder Personen weiter.
• Sie aktualisieren das interne Telefonbuch im Intranet, indem Sie An- und Abmeldungen von Mitarbeiter:innen erfassen, Ergänzungen machen und notwendige Korrekturen vornehmen.
• Für bevorstehende Termine kümmern Sie sich um die telefonische Anmeldung der Besucher:innen und informieren die zuständigen Abteilungen, damit diese die Ankommenden herzlich empfangen können.
• Pakete und Lieferungen von Botendiensten oder Lieferant:innen nehmen Sie entgegen (z. B. Musterware), benachrichtigen dabei die zuständige Abteilung und organisieren die Abholung.
• Sie sind verantwortlich für die terminliche Belegung des großen Konferenzraums und des Festsaals. Zusätzlich koordinieren Sie die Reservierungen und Buchungen, um einen reibungslosen Ablauf bei Bestuhlung, Technik und Catering zu gewährleisten.
• Allgemeine Besetzzeiten am Empfang sind: MO-DO 7–17 Uhr, FR 7–14 Uhr. Bitte beachten Sie, dass diese Zeiten nicht Ihre tatsächliche Arbeitszeit widerspiegeln.

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