Sekretärin

Auf diesen Job bewerben

Sekretär*in

Wirtschaftsuniversität Wien

Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung

Sie wollen mit Ihrer Arbeit etwas bewegen, Verantwortung übernehmen und so die Rahmenbedingungen für Spitzenforschung und -lehre schaffen? Bei uns finden Sie das Umfeld, in dem Sie Ihr Potenzial entfalten können. An einer der größten und modernsten Wirtschaftsuniversitäten Europas. Auf einem Campus, an dem Arbeitsqualität auch Lebensqualität ist. Wir suchen Verstärkung im

Department-Office Volkswirtschaft
Teilzeit, 15 Stunden/Woche
Ab sofort, ersatzmäßig befristet bis 28.06.2026

Sie erledigen gerne Organisations- und Administrationsaufgaben und wollen gleichzeitig die Volkswirtschaft an der WU näher kennenlernen? In dieser koordinativen und kommunikativen Schlüsselfunktion sind Sie die Schnittstelle zwischen Akademischer Einheit, Department, Studierenden, Lehrenden und Dienstleistungseinheiten der WU Wien.

Was Sie erwartet

* Drittmittel-Projekte: Sie unterstützen wissenschaftliche Mitarbeiter*innen bei der Einreichung, Verwaltung, Finanzberichterstellung und Abrechnung von Drittmittel-Projekten und behalten den Budget-Überblick in SAP.
* Finanzen: Sie verwalten Budgets (SAP) und kümmern sich um Finanzberichte, bzw. Abrechnungen und Refundierungen Ihrer Akademischen Einheit (SAP).
* Front Office: Sie unterstützen 1x/Woche tatkräftig das Team im Front Office bei der Department-Verwaltung und empfangen Studierende, Lektor*innen, Gäste und Lieferant*innen.
* Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben: Sie unterstützen Ihre Akademische Einheit und das Department Office bei der Department-Verwaltung; u.a. buchen Sie Lehrräume, bereiten Meetings vor, erledigen Bestellungen (z.B. Lebensmittel für die Teeküchen, Büromaterial, etc.) und halten Datenbanken auf dem neuesten Stand.
* Webseite: Sie halten Webseiteninhalte Ihrer Akademischen Einheit und des Departments aktuell (CMS: Typo3).
* Unterstützen: Sie unterstützen Lehrende, Studierende und Mitarbeiter*innen in der Administration, bieten Support in allgemeinen Angelegenheiten und sind die interne und externe Kommunikationsschnittstelle Ihrer Akademischen Einheit.
* Organisation von Events: Sie organisieren gelegentlich kleine wissenschaftliche und Department-bezogene Veranstaltungen und Konferenzen (u.a. Raumbuchungen, Catering, techn. Equipment, Teilnehmer*innen-Management etc.) und sind unterstützend vor Ort mit dabei.

Was Sie mitbringen

* Matura, oder ähnliche kaufm. Ausbildung (z.B. HAK, kaufm. Kolleg).
* Zahlenaffinität: Sie arbeiten gerne und detailliert mit Zahlen (z.B. in MS Excel, SAP), ohne die größeren Zusammenhänge aus den Augen zu verlieren.
* Sehr gute IT-Anwendungskenntnisse: Sie sind sicher im Umgang mit MS Office Programmen. Kenntnisse in SAP, Typo3 und Lernplattformen sind von Vorteil.
* Einschlägige Berufserfahrung: Sie bringen mind. 1 Jahr Berufserfahrung als Assistenz, Sekretär*in oder Rezeptionist*in mit. Kenntnisse im Bildungsbereich sind wünschenswert. Die Bereitschaft zum selbständigen Lernen wird vorausgesetzt.
* Engagement: Sie sind eigeninitiativ, zuverlässig, vorausschauend und erkennen, wo man anpacken muss.
* Teamspirit und Organisationstalent: Sie arbeiten gerne im Team, lieben es zu organisieren und behalten auch in anstrengenderen Arbeitsphasen den Überblick.
* Sprachkompetenz und Kommunikation: Sie haben hervorragende Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse (mind. C1) in Wort und Schrift. Sie kommunizieren gerne und professionell mit unterschiedlichen Menschen.

Was wir Ihnen bieten

* Inspirierendes Campusleben mit über 2.400 Mitarbeitenden in Forschung, Lehre und Verwaltung und rund 21.500 Studierenden
* Architektonisch herausragender, moderner Campus mitten in Wien
* Sehr gute öffentliche Erreichbarkeit
* Sinnstiftende Arbeit, in einem weltoffenen, inklusiven und familienfreundlichen Arbeitsklima
* Flexible Arbeitszeiten im Rahmen der Gleitzeit
* Zahlreiche Benefits, von Betriebsarzt über Sportangebote und Essenszuschuss bis hin zu vielfältigen Mitarbeitenden-Rabatten

Neugierig geworden? Mehr darüber was die WU als Arbeitgeberin besonders macht, erfahren Sie unter www.wu.ac.at/benefits.

Das monatliche Mindestentgelt beträgt 994,05 Euro brutto. Tätigkeitsbezogene Vordienstzeiten können zu einem höheren Einstiegsgehalt führen. Darüber hinaus bieten wir eine Vielzahl an attraktiven Sozialleistungen an.

Wollen Sie Teil der WU werden?
Dann bewerben Sie sich bitte bis spätestens 30.10.2024 (Kennzahl: 2235).
Wir freuen uns auf Sie!

Jetzt bewerben!

Auf diesen Job bewerben