Mitarbeiter:in Empfang und Telefonzentrale

Zur Verstärkung unseres Teams in der Zentrale in Wiener Neudorf suchen wir auf Vollzeitbasis eine:n Mitarbeiter:in für das Front Office und die Telefonzentrale, mit Start ab Jänner 2025. In dieser Rolle am Hauptempfang sind Sie zusammen mit Ihren Kolleg:innen das erste Gesicht unseres Unternehmens und prägen den ersten Eindruck bei Kund:innen, Lieferant:innen, Partner:innen und Besucher:innen.

Mit Ihrer professionellen und freundlichen Art sorgen Sie dafür, dass alle Anfragen – sowohl telefonisch als auch persönlich – zuverlässig bearbeitet werden. In dieser abwechslungsreichen und verantwortungsvollen Position sind Sie ein wesentlicher Bestandteil unseres Teams und tragen maßgeblich zum reibungslosen Ablauf des Empfangsbereichs bei. Wenn Sie Freude an Kommunikation und Organisation haben, sind Sie bei uns genau richtig!

Stellenbeschreibung

• Als zentrale Kontaktstelle sind Sie verantwortlich für die Entgegennahme aller Anrufe über die Hauptnummer und gewährleisten, dass die Anfragen zeitnah bearbeitet werden. Zudem sind Sie die erste telefonische Anlaufstelle für Kund:innen, Lieferant:innen und Filialen und leiten Gespräche bei Bedarf an die entsprechenden Abteilungen oder Personen weiter.
• Sie aktualisieren das interne Telefonbuch im Intranet, indem Sie An- und Abmeldungen von Mitarbeiter:innen erfassen, Ergänzungen machen und notwendige Korrekturen vornehmen.
• Für bevorstehende Termine kümmern Sie sich um die telefonische Anmeldung der Besucher:innen und informieren die zuständigen Abteilungen, damit diese die Ankommenden herzlich empfangen können.
• Pakete und Lieferungen von Botendiensten oder Lieferant:innen nehmen Sie entgegen (z. B. Musterware), benachrichtigen dabei die zuständige Abteilung und organisieren die Abholung.
• Sie sind verantwortlich für die terminliche Belegung des großen Konferenzraums und des Festsaals. Zusätzlich koordinieren Sie die Reservierungen und Buchungen, um einen reibungslosen Ablauf bei Bestuhlung, Technik und Catering zu gewährleisten.
• Allgemeine Besetzzeiten am Empfang sind: MO-DO 7–17 Uhr, FR 7–14 Uhr. Bitte beachten Sie, dass diese Zeiten nicht Ihre tatsächliche Arbeitszeit widerspiegeln.

Qualifikationen

• Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich (z.B. HAK, HLW, Lehre o.Ä.) oder bringen vergleichbare einschlägige Berufserfahrung von 1–2 Jahren mit, wobei Erfahrungen in der Empfangstätigkeit oder im Call Center vorteilhaft sind.
• Solide MS-Office-Kenntnisse, insbesondere in Outlook und Word, gehören zu Ihren Stärken. Zudem sollten Sie über kommunikative Englischkenntnisse verfügen, um sich gut verständigen zu können.
• Eine hohe soziale Kompetenz und Kommunikationsfähigkeit, kombiniert mit einem offenen und freundlichen Wesen, machen Sie zu einer wertvollen Ansprechperson.
• Auch in stressigen Situationen bleiben Sie am Empfang oder am Telefon ein freundlicher Ruhepol.
• Ihr Organisationstalent sowie Ihre selbständige und zuverlässige Arbeitsweise runden Ihr Profil ab, ergänzt durch eine ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung.

Zusätzliche Informationen

• Langfristige, abwechslungsreiche Tätigkeit bei einem verlässlichen Arbeitgeber in einem kollegialen Team
• Familienfreundliche Unternehmenskultur mit flexiblen Arbeitszeiten und Homeoffice-Möglichkeit
• Essenszuschuss (in den betriebseigenen Kantinen)
• Gute Erreichbarkeit und ein kostenloser Parkplatz vor Ort
• Mitarbeiter:innen-Rabatte bei Einkauf und Reisen
• Vielfältige Vergünstigungen und Aktionen bei Partnerunternehmen
• Umfangreiches Angebot zur Gesundheitsvorsorge wie z. B. Fitnesskurse, Massagen, …
• Kostenlose Nutzung des hauseigenen Fitnessstudios
• Ein marktkonformes, attraktives und leistungsbezogenes Jahresbruttogehalt ab 33.400 Euro (auf Vollzeitbasis) mit der Bereitschaft zur Überzahlung bei entsprechender Erfahrung und Qualifikation

Wir suchen die Neugierigen, die Verlässlichen, die Motivierten, die Vielseitigen, die Ungewöhnlichen, die Offenen, die Fokussierten, die Umdenkenden, die Mitdenkenden, die Nachdenkenden und vor allem die Menschlichen, die Neues entdecken wollen.

Geben Sie uns mit Ihrem Lebenslauf Einblick in Ihre Berufserfahrungen und laden Sie ihn bitte hoch - gerne auch anonymisiert!

Wir fördern ein vielfältiges und inklusives Arbeitsumfeld. Daher freuen wir uns über Bewerbungen von Menschen unterschiedlichen Geschlechts, Alters, kulturellem oder sozialem Hintergrund, sexueller Identität und Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen.

Administration / Assistenz / Support
Vollzeit
IZ NÖ-Süd Straße 3
2351 Wiener Neudorf