Leitung Verwaltung, Finanzen und Personal (w/m/d)

Gestalten Sie die Zukunft der medizinischen Ausbildung und Forschung an der neu entstehenden Privaten Medizinuniversität Oberwart!

Die neu zu gründende Medizinuniversität in Oberwart steht kurz davor, neue Maßstäbe in der medizinischen Ausbildung und Forschung zu setzen – mit einem klaren Fokus auf Digitalisierung und Künstliche Intelligenz (KI). Unser Ziel ist es, durch innovative Lehrmethoden und bahnbrechende Forschung die besten Fachkräfte auszubilden und wegweisende Beiträge zur Weiterentwicklung der medizinischen Wissenschaft zu leisten.

Werden Sie Teil unseres interdisziplinären Teams und nutzen Sie die einmalige Gelegenheit, den Aufbau und die strategische Ausrichtung dieser zukunftsweisenden Universität aktiv mitzugestalten. Gemeinsam mit uns gestalten Sie eine vollautomatisierte Verwaltung und stellen die Weichen für ein optimal funktionierendes Backoffice. Nach erfolgreicher Akkreditierung übernehmen Sie eine Schlüsselrolle im Stammpersonal und könnten die Abteilungsleitung Backoffice (w/m/d) entscheidend prägen.

Die Ausschreibung erfolgt über die Gesundheit Burgenland, die Anstellung über eine eigens dafür gegründete GmbH. Der Dienstort ist Oberwart oder Pinkafeld.

Seien Sie dabei, wenn Innovation auf Tradition trifft, und helfen Sie uns, die Zukunft der Medizin aktiv zu gestalten!

Ihre Herausforderung

Ihre Rolle umfasst zwei Hauptphasen mit folgenden Schwerpunkten:

Phase 1: Aufbau und Organisation des Backoffice-Bereichs

• Entwicklung und Implementierung von Backoffice-Strukturen: Aufbau effizienter Verwaltungsprozesse, einschließlich der Definition von Arbeitsabläufen und der Einführung von Standards für eine moderne Hochschulverwaltung
• Automatisierung der Verwaltungsabläufe: Implementierung von digitalen Lösungen und Automatisierungstools zur Optimierung von Prozessen in den Bereichen An- und Abmeldungen, Studierendenverwaltung, Finanzmanagement und Personalverwaltung
• Verwaltung der Studierenden: Aufbau eines zentralen Systems zur Verwaltung aller studienbezogenen Prozesse, einschließlich Anmeldungen, Kursbelegungen, Prüfungen und Abschlüsse
• Finanz- und Budgetmanagement: Entwicklung und Implementierung von Prozessen zur genauen und transparenten Führung von Bilanzen und Budgets
• Personalangelegenheiten: Aufbau und Organisation der Personalverwaltung, einschließlich der Rekrutierung, Verwaltung von Arbeitsverträgen und Gehaltsabrechnungen
• Koordination klassischer Backoffice-Aufgaben: Sicherstellung der effizienten Bearbeitung von Korrespondenz, Dokumentenmanagement und anderen administrativen Aufgaben

Phase 2: Nach erfolgreicher Akkreditierung

• Übernahme der Abteilungsleitung Backoffice: Verantwortung für den reibungslosen Betrieb aller Backoffice-Aktivitäten und die kontinuierliche Optimierung der Prozesse
• Führung und Weiterentwicklung des Backoffice-Teams: Aufbau und Leitung eines kompetenten Teams, das die hohen Standards der Universität in allen administrativen Bereichen gewährleistet
• Fortlaufende Prozessoptimierung: Überwachung und Anpassung der automatisierten Verwaltungsabläufe, um die Effizienz und Qualität der administrativen Dienstleistungen zu maximieren
• Budget- und Bilanzkontrolle: Verantwortlichkeit für die Finanzverwaltung, einschließlich der Überwachung von Budgeteinhaltungen, Finanzberichten und Bilanzen
• Weiterentwicklung der Personalverwaltung: Sicherstellung einer effizienten und professionellen Personalbetreuung und -entwicklung im Einklang mit den strategischen Zielen der Universität

Ihre Qualifikationen

• Abgeschlossenes Hochschulstudium, idealerweise in den Bereichen Betriebswirtschaft, Verwaltungswissenschaften, Personalmanagement oder einem verwandten Fachgebiet. Mindestanforderung ist eine erfolgreich abgeschlossene HAK oder HTL Matura.
• Mehrjährige Erfahrung in der Leitung eines Backoffice oder einer vergleichbaren administrativen Funktion, vorzugsweise im Hochschul- oder Bildungssektor
• Fundierte Kenntnisse in der Automatisierung von Verwaltungsprozessen und der Implementierung digitaler Lösungen
• Erfahrung in der Verwaltung von Studierendenangelegenheiten sowie in Finanz- und Budgetmanagement
• Kompetenz in Personalangelegenheiten, einschließlich der Verwaltung von Arbeitsverträgen und der Gehaltsabrechnung
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, komplexe Prozesse effizient zu steuern
• Ausgeprägte Führungsqualitäten, Kommunikationsstärke und Teamorientierung
• Hohe Affinität zu digitalen Tools und die Bereitschaft, innovative Lösungen umzusetzen

Unser Angebot

• Eine einzigartige Gelegenheit, den Aufbau einer innovativen und zukunftsorientierten Medizinuniversität von Grund auf mitzugestalten.
• Eine verantwortungsvolle Führungsposition mit großem Gestaltungsspielraum und langfristiger Perspektive.
• Ein dynamisches Arbeitsumfeld mit starkem Fokus auf Digitalisierung und Prozessoptimierung.
• Attraktive Vergütung und umfangreiche Weiterentwicklungsmöglichkeiten

Ihre Aufnahme ist in einem Beschäftigungsausmaß von 100 % vorgesehen. Das Bruttojahresgehalt beträgt, bei entsprechender Qualifikation, auf Basis Vollzeit mind. € 63.000,-. Facheinschlägige Vordienstzeiten werden angerechnet.

Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen, einschließlich Motivationsschreiben, Lebenslauf und relevanten Zeugnissen, bis zum 08.12.2024 an:
Kontakt: Mag. Nikolaus Schermann
Tel.: 0664/8547288
Mail: