Assistenz (m/w/d) des Rektorats

Sie konnten bereits Erfahrung im Assistenzbereich sammeln und sind ein wahres Organisationstalent? Dann bewerben Sie sich jetzt!

Fix angestellt bei Trenkwalder, arbeiten Sie für unseren Kunden in 1100 Wien, zum ehestmöglichen Eintritt als Assistenz (m/w/d) des Rektorats in Vollzeit (40h).

Ihre Vorteile

• Fix angestellt über Trenkwalder läuft dieser Einsatz bei unserem Kunden bis voraussichtlich Jänner 2026 (mit Option auf Verlängerung)
• Interessantes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit Eigenverantwortung
• Arbeitszeiten nach Dienstplan mit Gleitzeitmöglichkeit
• Sodexo Essensmarken sowie 30 Minuten bezahlte Mittagspause
• Es wird Ihnen ein Parkplatz (gegen geringes Entgelt) zur Verfügung gestellt

Ihre Aufgaben

• Unterstützung der Rektorin in allen organisatorischen und administrativen Belangen
• Die Korrespondenz mit relevanten Stakeholdern auf nationaler und internationaler Ebene ist Teil Ihres Aufgabenbereichs
• Sie sind verantwortlich für allgemeine Büroagenden und die Bearbeitung diverser Unterlagen (interner und externer Schriftverkehr, Erstellung von Dokumenten)
• Mitwirkung im Front-Office Bereich und Telefonvermittlung
• Sie übernehmen die Reiseplanung inklusive der Reisekostenabrechnung und Eventorganisation
• Vor- und Nachbereitung von Meetings, Erstellen von Management Präsentationen, Protokollen und Reports, Dokumentenmanagement
• Die Terminkoordination/-verwaltung, Erstellung von Posts sowie die Durchführung von Recherche Arbeiten runden Ihr Aufgabengebiet ab

Ihre Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, Fachschule o.ä. Ausbildung), ein abgeschlossenes Hochschulstudium (z.B. Wirtschaftswissenschaften, Geisteswissenschaften) von Vorteil
• Berufserfahrung von zumindest fünf Jahren im Office-Management und/oder im Assistenzbereich
• Sehr gute MS Office-Kenntnisse
• Ausgezeichnete Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse für die nationale und internationale Kommunikation, weitere Sprachkenntnisse wünschenswert
• Flexibilität vorausgesetzt sowie die Bereitschaft zur Mehrdienstleitung
• Organisationstalent, eigenständige Arbeitsweise, hohe Service- und Kundenorientierung, Diskretion
• Zielstrebigkeit, Genauigkeit, Zuverlässigkeit, eine sehr gute Kommunikationsfähigkeit und interkulturelle Erfahrungen runden Ihr Profil ab

Trenkwalder Personaldienste GmbH AT
Kristina Windisch
Recruiterin
1030 Wien, Rennweg 97-99, Kern 8/6 . OG
Tel.
Email:

Trenkwalder steht für Chancengleichheit und Diversität!
Wir lehnen Diskriminierung jeglicher Art ab und freuen uns auf Bewerbungen und die Zusammenarbeit mit Menschen - unabhängig von Geschlecht, sexueller Orientierung, ethnischer und sozialer Herkunft, Alter, Behinderung, Religion oder Weltanschauung.