Koordinatorin in der ärztlichen Direktion mit Fokus auf Personaladministration | 40 h/Wo (m/w/d)

Die St. Anna Kinderspital GmbH ist eine eigenständige Krankenanstalt und klinische Abteilung für allgemeine Pädiatrie und pädiatrische Hämato-Onkologie der Medizinischen Universität Wien.

Bei uns stehen unsere Patient*innen und ihre Familien im Mittelpunkt. Die empathische Betreuung von erkrankten Kindern und Jugendlichen gehört zum Leitbild des St. Anna Kinderspitals. Ihre Behandlung ist anspruchsvoll und erfordert die Zusammenarbeit und Kompetenz vieler Berufsgruppen. In der Zusammenarbeit legen wir besonderen Wert auf eine kooperative Atmosphäre, flache Hierarchien und unterstützen kontinuierliche fachliche Weiterentwicklung.

Koordinator*in in der ärztlichen Direktion mit Fokus auf Personaladministration | 40 h/Wo (m/w/d)

Vollzeit | Hybrid |Kinderspitalgasse 6, 1090 Wien, Österreich| Mit Berufserfahrung

• Sie arbeiten an der Organisation und Koordination zentraler personaladministrativer Abläufe der Ärzt*innen
• Sie überwachen die korrekte Nutzung des Dienstplansystems durch die Ärzt*innen und stellen sicher, dass alle relevanten Genehmigungsprozesse wie Abwesenheits-, Über- bzw. Mehrstundenanträge reibungslos abgewickelt werden.
• Dabei arbeiten Sie eng mit dem Personalbüro zusammen, agieren jedoch selbständig in der Bearbeitung dieser Themen und gewährleisten die fristgerechte Erledigung.
• Sie übernehmen die Koordination von Themen wie: Stundenänderungen, Karenzen sowie die Verwaltung von Nebenbeschäftigungen.
• Sie organisieren die notwendigen Unterlagen und Arbeitsmittel für neu eintretende Mitarbeiter*innen, die der ärztlichen Direktion zugeordnet sind.
• Sie stimmen sich eng mit dem Personalbüro ab, um eine ordnungsgemäße Abwicklung der Abrechnungen des ärztlichen Personals sicherzustellen.

• Abgeschlossene kfm. Ausbildung (mind. Maturaniveau)
• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in der Personaladministration oder im Sekretariatswesen, idealerweise im medizinischen Umfeld sind von Vorteil
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Excel
• Belastbarkeit, Kommunikationsstärke und ein sicheres Auftreten, um auch in anspruchsvollen Situationen lösungsorientiert zu handeln.
• Eigenständige und strukturierte Arbeitsweise
• Teamgeist und die Fähigkeit, in einem bunten und lebendigen Umfeld effektiv zu arbeiten.
• Neugier, Engagement und eine positive Einstellung, um in einem anspruchsvollen Arbeitsumfeld Verantwortung zu übernehmen und Abläufe zu verbessern.

• Die Möglichkeit, einen Tag pro Woche im Home Office zu arbeiten
• Durch erfahrene Kolleg*innen werden Sie professionell und persönlich eingearbeitet, um optimal in unserem Team zu starten.
• Sie lernen alle Stationen und Ambulanzen während der Einschulung kennen.
• Wir fördern eine offene Kommunikation und bieten regelmäßige Feedbackgespräche zur individuellen Entwicklung.
• Wir sind nicht nur Kolleg*innen, sondern ein Team, das sich gegenseitig unterstützt.
• Eine nette und unterstützende Atmosphäre, in der Teamarbeit und das Füreinander großgeschrieben werden
• Vielfältige Aufgabenbereiche sorgen für Abwechslung und persönlich-fachliche Weiterentwicklung.
• Wir schätzen Erfolge und Meilensteine – gemeinsame Feiern stärken den Teamgeist.

Wir freuen uns darauf, gemeinsam mit Ihnen die Gesundheitsversorgung von Kindern auf höchstem Niveau sicherzustellen.

Das Monatsgehalt für 40 h/Wo beträgt mindestens € 3.117,90 brutto und ist je nach individuell anrechenbaren Vordienstzeiten entsprechend höher.

Wir freuen uns über deine aussagekräftige Bewerbung (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Foto und Zeugnisse), z.H. Marlena Tomala MA MBA, Leiterin des Sekretariats der Ärztlichen Direktion/Klinische Bereiche Tel.: 01/40170-1252.