Front-Office-Mitarbeiter:in für Telefonvermittlung und Empfang

Front-Office-Mitarbeiter:in
für Telefonvermittlung und Empfang

1030 Wien (20-39 Std/Woche)

Das WIFO ist das führende Institut der angewandten empirischen Wirtschaftsforschung in Österreich mit starkem Engagement auf europäischer Ebene. Das Institut ist gemeinnützig und in seiner wissenschaftlichen Tätigkeit von Politik und Wirtschaft unabhängig. Die Mission des WIFO ist es, eine Brücke zwischen akademischer Grundlagenforschung und wirtschaftspolitischer Anwendung zu schlagen, um zur Lösung sozioökonomischer Herausforderungen beizutragen und sachliche Grundlagen für Entscheidungen in Wirtschaft und Gesellschaft zu schaffen. Im Kern der Brückenfunktion des WIFO stehen mit wissenschaftlicher Sorgfalt und Integrität erarbeitete empirische Analysen.

Das WIFO sucht eine Front-Office-Mitarbeiter:in für Telefonvermittlung und Empfang (20-39 Std/Woche).

• Erste Anlaufstelle für Gäste, Kund:innen, Besucher:innen und Anrufer:innen
• Entgegennahme und Vermittlung von Telefongesprächen einschließlich Aufnahme und Weiterleitung von Nachrichten bzw. Rückrufwünschen
• Buchung von Dienstreisen und Unterstützung bei der Abrechnung
• Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangspost
• Administration der Telefonanlage sowie der Mobiltelefonie
• Übernahme sicherheitsrelevanter Aufgaben (Ersthelfer:in, Verwaltung des Defibrillators, Liftwart usw.)
• Unterstützung der Team- und Fachbereichsleitung bei darüber hinausgehenden administrativen und organisatorischen Aufgaben

• Freundliches, lösungsorientiertes und professionelles Auftreten sowohl am Telefon als auch in Person als „Visitenkarte“ für das Institut
• Hohe Kommunikationsfähigkeit sowie Organisations- und Koordinationskompetenz
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse, insbersondere für Gespräche am Telefon und mit Besucher:innen
• Selbstständige Arbeitsweise, schnelles Auffassungsvermögen, hoher Qualitäts- und Leistungsanspruch, Diskretion
• Sehr gute MS Office- und IT-Kenntnisse, insbesondere Word, Excel und Teams

• Fixe Arbeitszeiten (bei Vollzeit: Montag bis Donnerstag von 8:00 bis16:30 Uhr, Freitag von 8:00 bis 15:30 Uhr)
• Das WIFO lebt Eigenverantwortung
• Das WIFO lebt Weiterentwicklung: fachlich, aber auch persönlich
• Das WIFO lebt Zusammenarbeit: speziell die wichtigen Entscheidungen werden von den beteiligten Personen gemeinsam getroffen

Die Position ist als Teilzeit- oder Vollzeitstelle zwischen 20 und 39 Std/Woche möglich und wird bei positiver Evaluierung nach einem Jahr entfristet. Wir bieten Zusatzleistungen wie Öffi-Ticket, vergünstigtes Mittagessen, eine Zusatzkrankenversicherung und Ähnliches. Das genaue Gehalt richtet sich nach der Berufserfahrung und den Qualifikationen auf Basis der Gehaltsordnung des WIFO. Dieses liegt brutto bei 39 Wochenstunden pro Monat (14 x jährlich) beispielsweise zwischen 2.280 € (bei 4 Vordienstjahren) und 3.547 € (bei 20 Vordienstjahren).

Der gewünschte Dienstantritt ist möglichst zeitnah. Diese Ausschreibung ist ohne Bewerbungsfrist. Ist das WIFO der Meinung, dass Ihr Profil zum Team und den Anforderungen passt, werden Sie zum Interview eingeladen. Daher freuen wir uns über eine zeitnahe Bewerbung.