Koordinatorin

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen einen*eine

Koordinator*in

52 Fakultät für Chemie

Besetzung ab: 01.01.2025 | Stundenausmaß: 40,00 | Einstufung KV: §54 VwGr. IIIb

Befristung bis:

Stellen ID: 3162

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und den Überblick behalten und das am liebsten in sinnvollen Projekten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Expertise dazu beitragen wollen, dass die großen Fragen von morgen beantwortet werden können.

Sie unterstützen auf dieser sofort unbefristeten Stelle das zentrale Administrationsteam am Institut für Analytische Chemie, explizit in der Arbeitsgruppe von Prof. Robert Ahrends, und führen Verwaltungsaufgaben rund um Personal, Budget und Lehre eigenständig durch.
Hohe Motivation, Eigeninitiative, Teamfähigkeit, Kommunikation, strukturiertes und selbständiges Arbeiten und Zuverlässigkeit zählen zu Ihren absoluten Stärken? Dann sind Sie richtig bei uns! Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

• Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs-und Lehraufgaben. Das bedeutet u.a.: Sie organisieren Meetings, Workshops und Reisetätigkeiten. Sie protokollieren und bereiten Daten auf. Sie unterstützen in der Vorbereitung von Publikationen und Veranstaltungen. Sie verwalten Projektbudgets.
• Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch-und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
• Sie betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperationspartner*innen.
• Sie administrieren den Ausschreibung-und Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.
• Verwaltung von Social Media Accounts.

• Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen/universitären Kontext)
• Allgemeine oder berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura) oder kaufmännischer Lehrabschluss und langjährige Office Erfahrung
• Sehr gute MS Office Kenntnisse, insbesondere für die Erstellung von umfangreichen Excel-Tabellen, Grafiken und Präsentationen (Power Point)
• Einwandfreie Deutschkenntnisse und fließende Englischkenntnisse (ab C1 Level), besser noch verhandlungssichere Englischkenntnisse, weitere Sprachkenntnisse willkommen
• Erfahrung mit Content Management Systemen (z. B. Typo 3, Wordpress) & Social Media
• Erfahrung mit SAP ist von Vorteil
• Bereitschaft, selbständig Entscheidungen zu treffen
• Kunden-und Serviceorientierung
• Gewünscht ist unternehmerisches Verständnis, Marktingkenntnisse und sehr gutes Allgemeinwissen
• Hohes Maß an Zeit-und Selbstmanagement
• Hohe Flexibilität und Kreativität für wechselnde Aufgaben und Gesprächspartner

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können auch remote arbeiten, im gegenseitigen Einvernehmen.
Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.
Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.
Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot.
Faires Gehalt: Das Grundgehalt für diese unbefristete Stelle von EUR 2.958,90 (Vollzeitbasis) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.
Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button

Robert Ahrends

robert.ahrends@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team!
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Datenschutzerklärung

Bewerbungsfrist: 11.11.2024