Mitarbeiter:in Office Management (Teilzeit: 20 h / Woche)

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AIT Austrian Institute of Technology GmbH

Wien

Unbefristet

Teilzeit

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Als Österreichs größte Forschungs- und Technologieorganisation für angewandte Forschung haben wir uns zum Ziel gesetzt, substanzielle Beiträge zur Lösung der großen Herausforderungen unserer Zeit, Klimawandel und Digitalisierung, zu leisten. Dabei setzen wir auf unsere spezifischen Forschungs-, Entwicklungs- und Technologiekompetenzen, die die Grundlage für unser Bekenntnis zu Exzellenz in allen Bereichen sind. Mit unserer offenen Innovationskultur und unseren motivierten, internationalen Teams arbeiten wir daran, das AIT als Österreichs führende Forschungseinrichtung auf höchstem internationalem Niveau zu positionieren und einen positiven Beitrag für Wirtschaft und Gesellschaft zu leisten.

Unsere Abteilung Digital Resilient Cities", Teil von unserem Center for Energy sucht weitere Ingenious Partner am Standort Wien. Im Center for Energy entwickeln wir unter Beachtung technologischer, regulatorischer und wirtschaftlicher Anforderungen nachhaltige Lösungen für das zukünftige Energiesystem. Das Themenportfolio orientiert sich an drei zentralen Systemen: Städte & gebaute Umwelt, öffentliche Energieversorgungssysteme und Industrielle Energiesysteme.

Mitarbeiter:in Office Management (Teilzeit: 20 h / Woche)

CENTER FOR ENERGY

* Im Office Management unterstützen Sie die Unitleitung und unsere Forschenden in allen organisatorischen und administrativen Agenden.
* Sie tragen zur effizienten und lösungsorientierten Umsetzung von Prozessen und Arbeitsabläufen im Team bei und ermöglichen somit die reibungslose Arbeit an unseren Projekten weltweit.
* Sie empfangen und betreuen unsere Partner:innen aus dem In/Ausland und vermitteln einen professionellen Eindruck.
* Sie wickeln Sekretariatsagenden rasch und qualitätsbewusst ab und unterstützen proaktiv die Unitleitung (Terminverwaltung, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Ablage).
* Darüber hinaus gewährleisten Sie effiziente Informationsflüsse im Center und zu den zentralen Serviceeinheiten des AITs (z.B. Einkauf, Buchhaltung, Marketing).
* Sie bringen Ihr Organisationstalent und Ihre Kreativität bei der Planung und Umsetzung von Veranstaltungen, sowie Social-Media-Aktivitäten ein.
* Mit Ihrem Teamspirit und Ihrer Ausdauer nehmen Sie in der Unit eine Schlüsselfunktion für den reibungslosen Ablauf administrativer Prozesse wahr.
* Mit neuen Ideen und durch Ihren proaktiven Einsatz gestalten Sie ein professionelles Office Management.

Als Ingenious Partner zeichnet Sie aus:

* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, HAS)
* Erste Berufserfahrung im Assistenz- und Office Management
* Sehr gute MS-Office Kenntnisse
* Kenntnisse in Layout Programmen (InDesign o.ä.) wären von Vorteil
* Bereitschaft zur Einarbeitung in die AIT-Tool-Landschaft (z.B. Unit4, DOXIS, HCM, Salesforce, eRecruiter)
* Sehr gutes Auftreten, hohe Team- und Kommunikationsfähigkeit
* Gewissenhaftigkeit, Belastbarkeit und Zuverlässigkeit
* Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Was Sie erwarten können:
Das Bruttojahresgehalt bei Vollzeit (38,5 Stunden pro Woche) gemäß Kollektivvertrag beträgt EUR 43.974,--. Das aktuelle Gehalt wird entsprechend Ihrer Qualifikationen und Erfahrungen individuell festgelegt. Darüber hinaus bieten wir neben zahlreichen Benefits flexible Arbeitsbedingungen, individuelle Weiterbildungs- und Karrieremöglichkeiten in einem hochinnovativen Umfeld.

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