Organisationsassistentin

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen einen*eine

Organisationsassistent*in

53 Fakultät für Geowissenschaften, Geographie und Astronomie

Besetzung ab: 01.12.2024 | Stundenausmaß: 40,00 | Einstufung KV: §54 VwGr. IIIa

Befristung bis: 30.11.2025

Stellen ID: 2937

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und den Überblick behalten und das am liebsten in sinnvollen Projekten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Expertise dazu beitragen wollen, dass die großen Fragen von morgen beantwortet werden können.

Das Institut für Geographie und Regionalforschung bietet ein dynamisches internationales Arbeitsumfeld.

Als Organisationsassistent*in am Institut für Geographie und Regionalforschung führen Verwaltungsaufgaben rund um Personal, Budget und Lehre eigenständig durch, sind in die Organisation von nationalen und internationalen Forschungsprojekten eingebunden und unterstützen in allen administrativen Belangen. Die Arbeitsgruppen des Instituts beschäftigen sich zentral mit der Dynamik von Prozessen in der Gesellschaft, in der Natur und entsprechende Wechselwirkungen. Einige der Zukunftsthemen beinhalten die Nachhaltigkeit, Globaler Wandel und Klimawandel, sowie Mensch-Umwelt Beziehungen, z.B. auch in Bezug zu Naturgefahren- und -risiken, Katastrophenmanagement und Risikogovernance.

Die Stelle ist zunächst auf ein Jahr befristet und kann danach bei gegenseitigem Einvernehmen in ein unbefristetes Anstellungsverhältnis übernommen werden.

Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben. Das bedeutet u.a.:
• Sie organisieren Meetings, Workshops und Veranstaltungen.
• Sie organisieren Reisetätigkeiten und helfen bei deren Abrechnung.
• Sie unterstützen in der Lehre bei der Vorbereitung von Seminaren und Veranstaltungen.
• Sie unterstützen bei der Planung von Exkursionen und führen deren Abrechnung durch.
• Sie fungieren als eine Ansprechperson für Studierende und übernehmen die Prüfungsadministration (Vorbereitung, Aufsicht und Auswertung).
• Sie unterstützen in der Vorbereitung von Publikationen, inkl. Lektorat und der redaktionellen Bearbeitung wissenschaftlicher Texte.
• Sie übernehmen Agenden der Administration wissenschaftlicher Drittmittelprojekte, wie z.B. Unterstützung bei Beantragung, Implementierung, Durchführung, Controlling, Abrechnung und Überprüfung von Drittmittelprojekten.
• Sie sind eine der zentralen Ansprechpartner*innen am Institut und übernehmen englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit Schnittstellen.
• Sie unterstützen allfällige ERASMUS-Studierende und betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperationspartner*innen.
• Sie administrieren in Ausschreibungs-/Recruitingprozessen und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.
• Sie betreuen Website-Inhalte und unterstützen bei der Öffentlichkeitsarbeit.
• Sie übernehmen Funktionen (zum Beispiel Zeit- und Reisebeauftragte/r) in EDV-gestützten Systemen der universitären Administration

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

• Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen/universitären Kontext)
• Allgemeine oder berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura) oder kaufmännischer Lehrabschluss
• Sehr gute MS Office Kenntnisse (insb. Excel und Power Point)
• Sehr gutes Deutsch und Englischkenntnisse
• Erfahrung mit Content Management Systemen (z.B. Typo 3) und Social Media
• Erfahrung mit SAP ist von Vorteil
• Hohes Niveau der schriftlichen und mündlichen Ausdrucksfähigkeit in Deutsch und Englisch
• Organisatorische Fähigkeiten
• Fähigkeit, selbständig und eigenverantwortlich zu arbeiten
• Fähigkeit, im Team zu arbeiten
• Lösungsorientierte Arbeitsweise
• Flexibilität
• Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten
• Kenntnisse der Universitätsstrukturen sind von Vorteil

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten mit der Möglichkeit von Homeoffice und können diese in Absprache mit dem Team erstellen.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot.

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.599,20 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button

Thomas Glade

thomas.glade@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team!
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Datenschutzerklärung

Bewerbungsfrist: 01.12.2024