Organisationsassistentin

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Davon sind rund 7.500 in der Wissenschaft und Lehre beschäftigt, weitere 2.900 in der Administration und Organisation. Wir suchen einen*eine

Sachbearbeiter*in

174 Forschungsservice und Nachwuchsförderung

Besetzung ab: 01.12.2024 | Stundenausmaß: 20,00 | Einstufung KV: §54 VwGr. IIIa

Befristung bis:

Stellen ID: 3271

Im Team Reporting und Digitale Services der Dienstleistungseinrichtung (DLE) Forschungsservice und Nachwuchsförderung ist eine Stelle zu besetzen, diese ist vorerst auf ein Jahr befristet, eine Übernahme in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis ist möglich.

Als Mitarbeiter*in des Teams Reporting und digitale Services arbeiten Sie an einem Projekt zur Einführung eines IT-gestützten PhD Recruiting Tools. Nach erfolgreicher Implementierung zeichnen Sie für die Betreuung des Tools verantwortlich.

• Unterstützung der Projektleitung bei der Planung und Umsetzung des Projekts, insbesondere Terminkoordination, Gesprächsprotokollierung, Kommunikation mit Stakeholdern, Mitarbeit bei der Durchführung von Veranstaltungen
• Organisation und Pflege der Projektdokumentationen in Confluence sowie Verwaltung von Aufgaben und Fortschritten in Jira
• Technische Unterstützung beim Aufbau und bei der Konfiguration des Recruiting Tools, insbesondere bei der Erstellung von Formularen
• Mitarbeit in den Bereichen Support, Systembetreuung und Weiterentwicklung des Recruiting Tools
• Betreuung von erfolgreich rekrutierten Kandidat*innen und Weiterverarbeitung von Bewerbungsportfolios in nachgelagerten Systemen der Recruiting-Software

• Reifeprüfung; abgeschlossenes Bachelorstudium von Vorteil
• Ausgezeichnete EDV-Anwender*innenkenntnisse; Atlassian Confluence und Jira von Vorteil
• Gutes Verständnis für Datenmanagement und hohe Sorgfalt im Umgang mit sensiblen Informationen
• Selbstständige Arbeitsweise mit einem hohen Maß an Genauigkeit
• Bereitschaft zur Einarbeitung in neue Arbeitsbereiche
• Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit (Deutsch und Englisch)
• Kenntnisse der Strukturen und Verwaltungsabläufe an Universitäten oder anderen Forschungseinrichtungen von Vorteil

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können im gegenseitigen Einvernehmen auch teilweise im Home-Office arbeiten.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot.

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.599,20 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button

Christian Kolowrat

christian.kolowrat@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team!
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

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Bewerbungsfrist: 22.11.2024