Direktionsassistenz (m/w/d)

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab 2.1.2025 eine

Direktions­assistenz (m/w/d)

Die Tiroler Landesmuseen (TLM) sind mit ihren vielfältigen Sammlungen und dem Zusammenschluss von fünf Häusern ein Universalmuseum. Sie verwalten einen der größten regionalen Sammlungsbestände Österreichs. Zu den Tiroler Landesmuseen gehören in Innsbruck das Ferdinandeum, das Zeughaus, das Volkskunstmuseum, die Hofkirche, das TIROL PANORAMA mit Kaiserjägermuseum und das Sammlungs- und Forschungszentrum (SFZ) in Hall in Tirol.

In dieser Funktion unterstützen Sie die Geschäftsführung bei der Planung, Durchführung und Kontrolle von Projekten, Prozessen und Entscheidungen und organisieren den Büroablauf. Sie übernehmen eine Schnittstellenfunkton zwischen der Führungsebene, den Mitarbeiter*innen und externen Geschäfts- und Kooperationspartner*innen und sind erste Ansprechperson für Anliegen, die an den Direktor gerichtet werden sollen. Sie koordinieren die Gesellschafter- und Aufsichtsratssitzungen und übernehmen die Protokollführung. Als IKS-Beauftragte*r führen Sie im Zuge der Innenrevision Kontrollen (Audits) durch.

• Unterstützung des Direktors in organisatorischer und administrativer Hinsicht
• Schnittstellenfunkton in allen internen und externen Angelegenheiten
• Planung, Organisation von Generalversammlungen und Aufsichtsratssitzungen mit Protokollführung
• Planung, Organisation und Protokollführung von internen Meetings
• Durchführung von IKS -Prüfungen (Internes Kontrollsystem) und Mitarbeit an der laufenden Überarbeitung des Handbuchs
• Geschäftskorrespondenz, Terminkoordinierung und Reisemanagement
• Verwaltung und Überwachung von Verträgen
• aktive Mitarbeit bei Umsetzung strategischer Ziele in Hinblick auf Nachhaltigkeit und Inklusion

• kaufmännische Ausbildung auf Hochschulniveau und/oder Berufserfahrung in vergleichbarer Position
• ausgezeichnete Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse (Wort und Schrift), eine weitere Fremdsprache (Italienisch) von Vorteil
• ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit
• ausgezeichnetes Organisationsmanagement, Projekt- und Prozessmanagementkenntnisse
• routinierter Umgang mit Office 365
• ausgeprägte Leistungsbereitschaft und Serviceorientierung
• strukturierter und ergebnisorientierter Arbeitsstil
• Interesse für Kunst und Kultur

• eine befristete Karenzstelle im Ausmaß von 40 Wochenstunden.
• flexible Arbeitszeiten im Rahmen der Betriebsvereinbarung.
• Jahresbruttogehalt von € 47.700.
• einen attraktiven Arbeitsplatz an einem Standort mit hoher Lebensqualität.
• ein Öffi-Ticket zur Erreichung der Betriebsstätten der TLM (Hall i. Tirol und Innsbruck).

Bitte richten Sie Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen ausschließlich per E-Mail (in einem PDF, max. 5 MB) bis zum 29.11.2024 an Maria Kluibenschedl, Tiroler Landesmuseen-Betriebsgesellschaft m.b.H., Museumstr. 15, 6020 Innsbruck; bewerbung@tiroler-landesmuseen.at; tiroler-landesmuseen.at