Front Office Manager & Assistenz der Geschäftsführung (m/w/x)

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Wir glauben an die Kraft der Kreativität. Die Demner.Group ist mit der Kreativagentur Demner, Merlicek & Bergmann (DMB.), der Marken-Mediaagentur Media1 und der Creative Consultancy FLY' Playground für die spannendsten Menschen und die besten Ideen. So machen wir wegweisende Kommunikation, die selbst zum Gespräch wird.

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Front Office Manager & Assistenz der Geschäftsführung (m/w/x)

Du liebst es zu unterstützen, bist ein Organisationstalent und kontaktfreudig. Du hast ein gutes Auftreten, bist belastbar, wirst nicht so schnell hektisch – und bist somit der Ruhepol im organisierten Chaos. Ein sicherer, freundlicher Auftritt am Telefon sowie Begrüßen von Gästen und Kunden ist selbstverständlich für dich. Als Front Office Manager bist du unser zentraler Ansprechpartner, du sorgst für einen reibungslosen Agenturalltag.

Du möchtest in die Werbebranche und weißt noch nicht genau in welchem Bereich? Das könnte dein Einstieg in die Welt der Werbung sein.

• Front Office Koordination: Du bist für die selbstständige Koordination über den gesamten Front Office Bereich zuständig und behältst dabei stets den Überblick.
• Gästeempfang und -betreuung: als Front Office Manager bist du die erste Anlaufstelle für Kund:innen, Besucher:innen und Lieferant:innen. Externe Anfragen gelangen häufig als erstes zu dir, daher fungierst du als Schnittstelle zwischen unserer Agenturgruppe und Externen. Auch telefonisch bist du die erste Anlaufstelle. Du nimmst daher Telefonate an und leitest diese intern weiter.
• Unterstützung unseres PR-Teams: dazu gehören die tägliche Erstellung vom internen Pressespiegel sowie diverse Recherchetätigkeiten.
• Reisebuchungen: Organisation und Buchung von Reisen für unsere Mitarbeiter:innen gehören ebenso zu deinem Aufgabenbereich.
• Postverwaltung: Frankieren von Postsendungen, Versand und Annahme von Botensendungen
• Assistenz der Geschäftsführung: z. B. Bereitstellung von Informationen, Recherchetätigkeiten, Analysen, Strukturierung und Aufbereitung von Datenmaterial zu aktuellen unternehmensrelevanten Themen, Terminorganisation, Abwicklung des internen und externen Schriftverkehrs in Deutsch und Englisch, Erstellung von Protokollen und Präsentationen
• Sonstige administrative Tätigkeiten: z. B. Verwaltung von Anwesenheiten & Krankenständen, Spesenabrechnung, Betreuung von E-Mail-Postfächern, etc.

• Kaufmännische Ausbildung, idealerweise auf Maturaniveau (z. B. HAK, HLW)
• Idealerweise erste Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position und/oder in einer Agentur
• Sehr gute EDV-Kenntnisse und sicherer Umgang mit Microsoft Office-Programmen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Schnelle Auffassungsgabe und Genauigkeit
• Freundliches, offenes Wesen und hohe Serviceorientierung
• Organisationstalent und eigenständige, proaktive Arbeitsweise
• Loyalität, Diskretion, Flexibilität und ausgezeichnete Umgangsformen

• Es erwartet dich ein abwechslungsreiches und eigenverantwortliches Aufgabengebiet in einem Vollzeit-Dienstverhältnis (38,5h/Woche).
• Arbeitszeiten: Montag bis Donnerstag 8:30-17:00 Uhr und Freitag 08:30-16:00 Uhr
• Je nach Qualifikation und Berufserfahrung bieten wir für die Position ein Bruttomonatsgehalt ab € 2.335,10 auf Vollzeitbasis.
• Als Teil eines sehr gut eingespielten Teams profitierst du von einer umfassenden Einschulung.
• Wir bieten individuelle Weiterbildungschancen durch unsere Einstein Inhouse Academy
• Außerdem gibt es noch weitere Social Benefits, wie zum Beispiel regelmäßige Firmenevents, After-Work-Veranstaltungen, 2x im Monat Mittagessen, täglich frisches Frühstück und Obst sowie die Nutzung des Eversports-Firmenkontingents uvm.

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