Office-Manager:in im Büro der Geschäftsführung

Wir ermöglichen rund 5.000 Studierenden eine hochqualitative Ausbildung in den sechs Departments Angewandte Informatik, Engineering, Bauen, Energie & Gesellschaft, Gesundheitsstudien, Management sowie Medien & Design. Als Innovationsmotor am Wissenschaftsstandort Steiermark bietet die FH JOANNEUM ein spannendes Arbeitsumfeld an der Schnittstelle von Lehre, Forschung und Weiterbildung. Wenn Sie die Zukunft einer der führenden Fachhochschulen Österreichs mitgestalten möchten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Wir suchen eine engagierte Kollegin oder einen engagierten Kollegen, die:der die Geschäftsführung und das Büro der Geschäftsführung in allen administrativen und organisatorischen Belangen unterstützt. Als Kommunikationsschnittstelle zwischen Geschäftsführung, Führungskräften und externen Geschäftspartnern unterstützen Sie die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch mit den internen Abteilungen und Stakeholder:innen.
Mit Blick aufs Detail verantworten Sie folgende Bereiche:

• Terminkoordination
• Organisation, Vor- und Nachbereitung sowie Betreuung von Besprechungen und Online-Meetings
• Erstellung von Unterlagen, Präsentationen, Protokollen
• Telefon- und E-Mail-Korrespondenz
• Dokumentenmanagement und Postverwaltung
• Eigenverantwortliche Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben
• Koordination interner Freigabeprozesse
• Dienstreiseorganisation inkl. Buchung und Abrechnung

Wir suchen Organisationstalente mit positiver Ausstrahlung, mehrjähriger Erfahrung im Sekretariats- bzw. Assistenzbereich, Kommunikationsstärke sowie einem hohen Maß an Vertraulichkeit und Diskretion. Souveränes Auftreten und professioneller Umgang mit Microsoft Office Applikationen werden vorausgesetzt.
Wenn Sie nicht nur die fachlichen Qualifikationen und die Erfahrung mitbringen, sondern auch Teamgeist und Freude am Umgang mit Menschen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Bei uns erwartet Sie ein vielseitiges und abwechslungsreiches Arbeitsumfeld sowie eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe in einem großartigen Team, in dem Sie sich schnell wohlfühlen werden. Außerdem haben Sie bei uns, an der Zukunftshochschule FH JOANNEUM, die Möglichkeit zur kontinuierlichen internen Weiterbildung, zur Teilnahme an Staff Mobility-Programmen und zum Erwerb des International Skills Certificates. Unser modernes und klimatisiertes Büro ist bequem mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder dem Fahrrad erreichbar.

• Ein familienfreundliches Arbeitsumfeld
• Mobiles Arbeiten: fixe oder anlassbezogene Telearbeitstage
• Gleitzeitregelung
• (Eltern-)Teilzeitbeschäftigungen
• Sabbatical und Karenzierung
• Papamonat: zwei Wochen bezahlter Sonderurlaub und einseitiger zweiwöchiger Antritt von Urlaub oder Zeitausgleich
• Bezahlte tägliche Mittagspause von 20 Minuten ab der sechsten Arbeitsstunde
• Mehr Urlaub: sechs Wochen bezahlter Urlaub nach dem 43. Lebensjahr und sechs Dienstjahren oder sofort mit Vollendung des 50. Lebensjahres
• Bezahlte Freizeit für spezielle familiäre Anlässe
• Kontingent an Betreuungsplätzen bei umliegenden Kinderbetreuungseinrichtungen (für Mitarbeitende mit Hauptwohnsitz Graz)
• 1 Woche Kinderbetreuung in den Sommerferien

Beschäftigungsausmaß: 100 %
Mindestentgelt: EUR 2.735,10 brutto bei einem 100%igen Beschäftigungsverhältnis (Bei anrechenbarer Berufserfahrung und/oder anrechenbarer Qualifikation kann eine höhere Entlohnung vorgesehen werden.)
Beginn des Beschäftigungsverhältnisses: ehestmöglich

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