Mitarbeiter·in im Künstlerischen Betriebsbüro Oper (m/w/d)

Mitarbeiter·in im Künstlerischen Betriebsbüro Oper (m/w/d)

in Vollzeit – 40 Wochenstunden.

• Administratives Künstlervertragswesen inkl. aller weiterer erforderlichen Unterlagen und Dokumente im Bereich Oper (Vertragsausstellung, Unterschriftenkoordination, Versand, Ablage/Archivierung sowie Prüfung/Einholung von Dokumenten und Bescheinigungen wie Aufenthaltsbewilligungen, Arbeitserlaubnissen, Visaangelegenheiten etc.);
• Laufende Datenpflege der zentralen Dispositionssoftware (Kontaktmanagement, Disposition, Raumbuchungen, Mitwirkende- und Besetzungslisten etc.);
• Mitarbeit bei der Weiterentwicklung der Dispositionssoftware;
• Funktion als zentrale Anlaufstelle für Künstlerverrechnung, Buchhaltung, Rechtsabteilung bzw. abteilungsinterne Rechnungsverwaltung;
• Mitarbeit bei der Eingliederung der Abteilung in den digitalen Rechnungslauf;
• Bestellung, Herstellung, Verteilungsorganisation, Rückversand bzw. Archivierung von Noten;
• Mitarbeit bei der Aktualisierung der Disposition für den Spiel- und Probenbetrieb und der Erstellung des täglichen Probenplans;
• Disponierung, Einteilung und vertragliche Abwicklung von Personal für Szenischen Dienst und Assistenzen der Leading Teams (inkl. Vertragsverhandlungen);
• Mitarbeit bei der Produktionsvorbereitung und -betreuung (Erstellung Produktionslisten, Versand Probenpläne/allgemeine Informationen für Künstler und Kollektive, Koordination Zutrittskarten, Künstlerkarten, Künstler-Onboarding, etc.) und Mitverantwortung für den Kommunikationsfluss innerhalb der künstlerischen und technischen Abteilungen;
• Organisatorische Vorbereitung und Koordination von Vorsingen, Castings, Arbeitsproben, ggf. Bauproben und Treffen der Leading Teams vor Ort und auswärts;
• Administrative und organisatorische Assistenz der Betriebsdirektorin in allen Belangen;
• Unterstützung bei Reisebuchungen; Organisation von Künstlertransfers;
• Künstlerbetreuung (sowohl während der Festivals als auch bei Bedarf unterjährig) und Veranstaltungsdienste;
• Allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten (Organisation Ein- und Austrittslisten für Künstlerausweise, Bestellungen von Büromaterial etc.) und Mitarbeit bei der Weiterentwicklung von Arbeitsprozessen;
• Mitarbeit bei Sonderprojekten.

• Einschlägige Ausbildung und Berufserfahrung im Bereich Künstlerisches Betriebsbüro / Kulturmanagement / Veranstaltungsorganisation;
• Kenntnisse der internationalen Kultur-, Agentur- und Verlagsszene;
• Kenntnisse des einschlägigen Opernrepertoires und im Notenlesen;
• Basiskenntnisse in den Bereichen Vertragswesen, Rechnungswesen und Steuerrecht;
• Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift;
• Sehr gute Englischkenntnisse; Grundkenntnisse weiterer Sprachen erwünscht;
• Professioneller Umgang mit MS Office und mit Dispositionssoftware;
• Selbstständige Planung und Organisation des Arbeitsbereichs;
• Gute Kommunikationsfähigkeit, freundliches und kompetentes Auftreten und gute Umgangsformen;
• Genaue, effiziente, dienstleistungsorientierte und wirtschaftliche Arbeitsweise und lösungsorientiertes Handeln;
• Verschwiegenheit, Diskretion und hohe Loyalität;
• Verantwortungsbewusstsein, hohe Einsatzbereitschaft, in Festival- und Produktionsphasen auch an Abenden, Wochenenden und Feiertagen;
• Führerschein Gruppe B und Fahrpraxis.

• Verantwortungsvolle und interessante Tätigkeiten in einem künstlerischen und teamorientierten Arbeitsumfeld im Herzen Salzburgs;
• Gute Anbindung an den öffentlichen Verkehr;
• Vergünstigtes Mittagsessen in unserer Mitarbeiter·innenkantine;
• Dienstkarten für Generalproben und vergünstigte Karten für Veranstaltungen der Salzburger Festspiele;
• Betriebsarzt und betriebliche Gesundheitsförderung (z.B. Yogakurse);
• Betriebliche Mitarbeiter·innenvorsorge;
• Faires und transparentes Vergütungssystem.