Organisationsassistentin am Institut für Politikwissenschaft der Universität Wien

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen einen*eine

Organisationsassistent*in am Institut für Politikwissenschaft der Universität Wien

49 Fakultät für Sozialwissenschaften

Besetzung ab: 26.03.2025 | Stundenausmaß: 20,00 | Einstufung KV: §54 VwGr. IIIa

Befristung bis: 16.07.2025

Stellen ID: 3223

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren, den Überblick behalten und das am liebsten in einem gesellschaftlich relevanten und facettenreichen Tätigkeitsfeld, dann willkommen im Team des Instituts für Politikwissenschaft! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, deren Expertise zur Beantwortung der drängendsten Fragen der heutigen Zeit beiträgt. Ihre Arbeit unterstützt diese fundierten Inhalte koordinativ sowie organisatorisch, und zwar an einem Ort, an dem Austausch und Wertschätzung großgeschrieben werden.

Sie unterstützen die Instituts- und Forschungsverwaltung des Instituts für Politikwissenschaft und insbesondere der Forschungsgruppe Zeitgenössische Solidaritätsstudien (CeSCoS) und führen Verwaltungsaufgaben rund um Personal und Budget eigenständig durch. Ihre Aufgabenbereiche umfassen eine spannende Bandbreite sowie eine Vielzahl an diversen Möglichkeiten, Ihre organisatorischen Fähigkeiten gestaltend einzubringen.

Was uns als Team besonders wichtig ist, ist ein freundlicher und respektvoller Umgang miteinander sowie einander Räume für die Verwirklichung eigenständiger und innovativer Ideen zu geben.

Bei dieser Stelle handelt es sich um eine Karenzvertretung und die Stelle wird auf Dauer der Abwesenheit des/der Stelleninhaber*in vergeben. Ab 17.7.2025 besteht die Möglichkeit auf eine Verlängerung im Ausmaß und Dauer der Abwesenheit der Stelleninhaber*in.

Selbstständige und maßgebliche Unterstützung in der Instituts- und Forschungsverwaltung und insbesondere bei den Aktivitäten der Forschungsgruppe CeSCoS (Zeitgenössische Solidaritätsstudien) in Form von:

• Veranstaltungsorganisation
• Gestaltung und Betreuung der Website des Forschungsbereichs
• eigenständiger Rechnungsabwicklung und Verwaltung von budgetären Mitteln
• administrativer Mitarbeit bei Forschungsanträgen, z.B. bei der Finanzplanung
• Betreuung der Research Fellows
• administrativer Unterstützung von wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen des Forschungsbereichs

Darüber hinaus Mitarbeit im Team der Instituts- und Forschungsverwaltung bei:

• Personalagenden (Administration von Stellenausschreibungen und Besetzungen, Abwesenheitsanträge etc.)
• Finanzagenden (Rechnungsabwicklung, Rechnungsprüfung, Administration von Werkverträgen, Refundierungen etc.)
• Infrastrukturagenden (Datenpflege der Raumbelegungsübersicht, Koordination und Hilfestellung bei der Bereitstellung von Arbeitsplätzen, Beauftragung von Reparaturen und Instandhaltung etc.)
• allgemeinen Sekretariatsaufgaben
• Aufgaben im Rahmen der Vertretungsregelungen im Team

• Matura (vorzugsweise HAK oder wirtschaftskundliches Realgymnasium)
• Exzellente Englischkenntnisse (wird beim Bewerbungsgespräch in Wort und Schrift getestet)
• Exzellente Deutschkenntnisse
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten, hohe schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
• Selbstständiger und strukturierter Arbeitsstil
• Hohes Engagement, Verantwortungsbewusstsein, Genauigkeit, Teamorientierung und Lernbereitschaft
• Umfassende EDV-Anwender*innenkenntnisse (MS Office)

Erwünscht/von Vorteil ist:

• Berufserfahrung, bevorzugt Büroerfahrung sowie Erfahrung mit Budgetverwaltung und/oder Eventmanagement
• Kenntnis von TYPO3 und SAP
• Kenntnis der universitären Strukturen und Abläufe

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten in Form von Gleitzeit und die Möglichkeit von der universitären Homeoffice-Regelung Gebrauch zu machen.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten, freundlichen Administrationsteams.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 1.299,60 (IIIa) für 20 Stunden pro Woche erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Matura, Studium etc.)
• Dienstzeugnissen
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button

Die Vorstellungsgespräche mit den ausgewählten Kandidat*innen werden im Januar 2025 stattfinden.

[[Instituts- und Forschungsverwaltung des Instituts für Politikwissenschaft]]

[[admin.politikwissenschaft@univie.ac.at]]

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team!
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

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Bewerbungsfrist: 09.12.2024