Organisationsassistentin am Institut für Politikwissenschaft der Universität Wien

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen einen*eine

Organisationsassistent*in am Institut für Politikwissenschaft der Universität Wien

49 Fakultät für Sozialwissenschaften

Besetzung ab: 01.03.2025 | Stundenausmaß: 20,00 | Einstufung KV: §54 VwGr. IIIa

Befristung bis: 28.02.2026

Stellen ID: 3192

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren, den Überblick behalten und das am liebsten in einem gesellschaftlich relevanten und facettenreichen Tätigkeitsfeld, dann willkommen im Team des Instituts für Politikwissenschaft! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, deren Expertise zur Beantwortung der drängendsten Fragen der heutigen Zeit beiträgt. Ihre Arbeit unterstützt diese fundierten Inhalte koordinativ sowie organisatorisch, und zwar an einem Ort, an dem Austausch und Wertschätzung großgeschrieben werden.

Sie unterstützen die Instituts- und Forschungsverwaltung des Instituts für Politikwissenschaft insbesondere im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit und führen Verwaltungsaufgaben rund um Personal und Budget eigenständig durch. Ihre Aufgabenbereiche umfassen eine spannende Bandbreite sowie eine Vielzahl an diversen Möglichkeiten, Ihre organisatorischen Fähigkeiten gestaltend einzubringen.

Was uns als Team besonders wichtig ist, ist ein freundlicher und respektvoller Umgang miteinander sowie sich gegenseitig Räume für die Verwirklichung eigenständiger und innovativer Ideen zu geben.

Diese Stelle wird vorerst auf die Dauer eines Jahres befristet vergeben, mit der Möglichkeit anschließender Entfristung.

• Sie helfen selbstständig und eigenverantwortlich bei der Durchführung von Verwaltungsaufgaben am Institut für Politikwissenschaft mit.
• Sie leisten Unterstützung bei der Kommunikations- und Öffentlichkeitsarbeit des Instituts. Diese umfassen: Selbstständige redaktionelle Betreuung der Institutshomepage und Mitarbeit bei der Erstellung des wöchentlichen Newsletters „IPW News“, Betreuung eines YouTube-Kanals und von „IPW Lectures zum Nachhören“, Kontakt mit Medienvertreter*innen, Pflege eines Pressespiegels, Erstellung von Berichten, Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Öffentlichkeitsarbeit (u.a. Pressemitteilungen und Pressekonferenzen).
• Sie erstellen Stellenausschreibungen und organisieren den Bewerbungsprozess.
• Sie arbeiten aktiv in der Forschungsadministration des Instituts mit: dies beinhaltet zum Beispiel die Beantragung geblockter Gastprofessuren und Budgetverwaltung.
• Weiters umfasst Ihr Aufgabenbereich allgemeine Sekretariatstätigkeiten und die Übernahme von Aufgaben im Rahmen der Vertretungsregelungen im Team.

Soll-Kriterien:

• Abgeschlossene Matura oder gleichwertige Qualifikation und Berufserfahrung im Verwaltungsbereich, vorzugsweise im universitären Umfeld

• Sehr gute Englischkenntnisse (wird beim Bewerbungsgespräch in Wort und Schrift getestet)

• Sehr gute Deutschkenntnisse

• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten, hohe schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit

• Selbstständiger und strukturierter Arbeitsstil

• Hohes Engagement, Verantwortungsbewusstsein, Genauigkeit, Teamorientierung und Lernbereitschaft

• Umfassende EDV-Anwender*innenkenntnisse (MS Office)

Erwünscht/von Vorteil ist:

• Berufserfahrung im Bereich Öffentlichkeitsarbeit oder HR (recruiting)

• Kenntnis von TYPO3 und SAP

• Kenntnis der universitären Strukturen und Abläufe

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten in Form von Gleitzeit und die Möglichkeit von der universitären Homeoffice-Regelung Gebrauch zu machen.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten, freundlichen Administrationsteams.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 1.299,60 (IIIa) für 20 Stunden pro Woche erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Matura, Studium etc.)
• Dienstzeugnissen
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button

[[Instituts- und Forschungsverwaltung des Instituts für Politikwissenschaft]]

[[admin.politikwissenschaft@univie.ac.at]]

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team!
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

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Bewerbungsfrist: 09.12.2024