Rezeptions- & Tagungskoordinator (m/w/d) als Unterstützung in der Verwaltung & Gästebetreuung, 40 Std./Wo

Die ganze Welt im GABRIUM – ein wundervoll facettenreicher Ort an dem unsere Gäste lachen, feiern, leben, diskutieren und auf neue Gedanken kommen können.

14 Zimmer und 3 Suiten, 1 Seminarraum, ein historischer Festsaal mit Platz für bis zu 250 Personen, unser Restaurant 'Gewölbesaal' und eine private Parkanlage stehen unseren Gästen zur Verfügung.

Anstellungsart: Vollzeit

Wenn du ein abwechslungsreiches Arbeitsumfeld schätzt und aktiv am Gasterlebnis teilhaben möchtest, du den Kontakt zu Mitmenschen liebst und gerne Gastgeber bist und adminsitrative Aufgaben nicht scheust... dann könntest du gut zu uns passen.

Wir bieten:

• ein familiäres Arbeitsklima in einem kleinen, jungen und motivierten Team
• abwechslungsreiches Arbeitsumfeld
• 5 Tage Arbeitswoche (Mo - Do, 7:00-16:30 & Fr 7:00-11:30)
• Möglichkeit von saisonabhängigem Home Office Diensten (nach ca. 6 Monaten)
• kostenfreies Parken am Gelände von St. Gabriel
• Bezahlung ab Euro 2.035,- brutto/Monat in Berufsgruppe 3, bei entsprechender Zusatzqualifikation und/oder Berufserfahrung sind wir selbstverständlich zu einer Überzahlung nach Vereinbarung bereit

• Hauptansprechperson, intern wie extern, für alle bereits gebuchten und bestätigten Buchungen im GABRIUM – Seminare, Konferenzen, Messen, Firmenfeiern oder Privatfeiern
• Empfang der Übernachtungsgäste und Trainer bzw. Veranstaltungsleiter sowie erste Ansprechperson für Anliegen während der Öffnungszeiten bzw. Dienstzeiten
• Betreuung der Rezeption während der Dienstzeit (persönlich, Telefon, Bearbeitung von E-Mails)
• Bearbeitung und Verwaltung von Reservierungsanfragen jeglicher Art (telefonisch, per Mail und/oder persönlich)
• Absprache und Dokumentation mit Veranstaltern über organisatorische Anforderungen, Beratung sowie Durchführung von Hausführungen während der Dienstzeiten
• Abwicklung bzw. Verwaltung von Anzahlungsrechnungen im Rahmen der Vorgaben der Geschäftsleitung
• Persönliche Begrüßung der TrainerIn und/oder OrganisatorIn am Tag der Veranstaltung
• Gewährleistung einer raschen Rechnungslegung und ggf. Mahnwesen (schriftlich & telefonisch)
• Erstellen von Wochen- sowie Monatsvorschauen und -analysen und -statistiken nach Vorgabe

Eine vollständige und umfangreiche Stellenbeschreibung kann beim Bewerbungsgespräch ausgehändigt bzw. besprochen werden.

• Gastgeber-Mentalität
• ein gepflegtes Auftreten & gute Kommunikation mit Gästen und KollegInnen
• gutes, fließendes Deutsch in Wort & Schrift ist Grundveraussetzung
• Erfahrung in der Gastronomie und Hotelerie - vorzugsweise Empfang und/oder Administration - von großem Vorteil oder zumindest in einem der beiden erwähnten Aufgabenbereiche
• anwenderbasiertes Grundwissen im Bereicht Computer & Veranstaltungstechnik von Vorteil
• Flexibilität, Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
• interkulturelles Verständnis
• Respekt & Wertschätzung den KollegInnen und unseren Gästen gegenüber
• ein wissbegieriger, weltoffener und neugieriger Geist

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