Service and Sales Assistant (YOUNIQ TrIIIple Vienna)

Yugo ist der vertrauenswürdige Name für studentisches Wohnen, weltweit. Jeden Tag bringen wir junge Menschen mit Möglichkeiten und Studenten mit tollen Räumen zusammen. Hier bei Yugo machen wir die Dinge gerne anders. Es geht um Menschen, den Planeten und die Leidenschaft.

Unser Service and Sales Assistant ist Teil eines Teams von großartigen Yugoern auf der ganzen Welt. Sie sind #Futureshapers, die das Leben anderer Studenten und Yugoer positiv beeinflussen und gestalten wollen.

Unsere Service and Sales Assistants gehören zu den wichtigsten Verwaltungsmitglieder des Teams. Sie sorgen dafür, dass wir unseren Studenten das bestmögliche Erlebnis bieten und sie dabei unterstützen, ihr bestes Leben zu leben.

Deine Aufgaben im Team

1. Studentenerfahrung fördern

Diese Position ist für die allgemeine Mieterkommunikation, Telefondienst an der Rezeption und im Büro sowie die Mieterzufriedenheit zuständig. Zudem kommen unterstützende Arbeiten für das Team hinzu (z.B Vorbereitung der Einzugsmappen, Dokumente scannen/ablegen, Mitwirken an Mieterevents, etc.)

2. Mieter- Kommunikation
   
   

1. Koordinierung der gesamten Kommunikation mit den Meitern (derzeitige und zukünftige).
2. Erhöhung des Umsatzes und der Kundenzufriedenheit durch reaktionsschnelle, proaktive Beantwortung von Anfragen und hervorragenden Kundenservice.
3. Erstellung von Berichten und anderen schriftlichen Unterlagen für das interne und externe Reporting
   
   
4. Verwaltungsaufgaben im Objekt
   
   

1. Erledigung allgemeiner Verwaltungsaufgaben wie Beantwortung von Telefonanrufen, Beantwortung von E-Mails, Erstellung schriftlicher Korrespondenz, Ablage von Dokumenten und Unterstützung bei Recherchen.
2. Bearbeitung von Buchungen, Ein- und Auschecken,
3. Vorbereitung von Unterlagen und Ankunftspaketen für alle neuen Bewohner.
4. Unterstützung bei Ein und Auszügen der Bewohner
5. Bestellungen von Büromaterial und Schreibwaren
6. Verwalten, Aktualisieren und Verbessern der Informationssysteme des Büros im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (GDPR) und allen lokalen Gesetzgebungen.
7. Vorbereitung und Einreichung von Bestellungen, Bearbeitung von Zahlungen an Studenten, Bearbeitung von Kautionen und Erstattungen.
8. Unterstützung des Teams bei der Aufrechterhaltung der Gesundheit und Sicherheit des Gebäudes, einschließlich der Protokollierung und eventuellen Planung von Instandhaltungsmaßnahmen.
9. Unterstützen Sie das Team, indem Sie nach Bedarf Ad-hoc-Aufgaben erledigen.
10. Verwaltung von TULU- Produkte nachfüllen
11. Erfassen und Verarbeitung von Daten und Unterlagen in unserem buchhalterischen Systemen

4. Unterstützung des Verkaufszyklus
   

1. Verwaltung aller Mietreservierungen, Zimmerzuweisungen und Besichtigungstermine für potenzielle Bewohner.
2. Unterstützung bei der Verwaltung der Schuldeneintreibung und der Zahlungspläne für Mieter/innen nach Bedarf.

5. Was noch?

Diese Stellenbeschreibung dient als Leitfaden. Die Liste der Aufgaben ist nicht erschöpfend, und es können von Zeit zu Zeit weitere Anforderungen an Sie gestellt werden, die der Rolle angemessen sind. Die Stelle erfordert auch ein gewisses Maß an Flexibilität in Bezug auf Arbeitstage und -stunden.

Was du mitbringen solltest

Wesentliche Kenntnisse:
- Erfahrung in einer verwaltenden oder administativen Position
- ausgezeichnete Fähigkeiten in den Bereichen Kundenservice und Kommunikation, die es ermöglichen, mit Menschen auf allen Ebenen effektiv zu kommunizieren (mündlich und schriftlich)
- Fähigkeit zu proaktivem Handeln mit ausgeprägter Problemlösungskompetenz und Eigeninitiative
- sehr gute Selbstorganisation und Zeitmanagement mit der Fähigkeit, regelmäßig mehrere Aufgaben zu übernehmen.
- fortgeschrittene Kenntnisse im Umgang mit MS Office und Online-Systemen/Datenbanken.
- Belastbarkeit und Anpassungsfähigkeit sowie ein ausgeprägtes Bewusstsein für kulturelle Vielfalt
- Bereitschaft zur Teilnahme an Schulungen
- sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Wünschenswerte Kenntnisse:
- Erfahrung mit der Arbeit im Bereich de Student Living
- Erfahrung im Gastgewerbe/Kundendienst.

Das bekommst du bei uns

- 40 Stunden/ Woche mit Dienstzeiten von Montag bis Freitag (keine Schichtarbeit)
- attraktive Vergütung und 30 Tage Jahresurlaub (der 24.12. und 31.12. sind frei)
- ein spannendes und abwechslungsreiches Aufgabenspektrum in einer spektakulären Location
- eine junge Marke und dynamische Kollegen
- ein wachsendes Portfolio für deine berufliche Zukunft und Entwicklung - in ganz Europa
- kurze Entscheidungswege und eine flache Hierarchie
- eine moderne, täglich gelebte Feedbackkultur
- ein Bruttomonatsgehalt von 30.800,00 € pro Jahr (40 Stunden/Woche)