Organisationsassistentin

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 Mitarbeiter*innen tragen mit ihrer Expertise in Administration und Organisation dazu bei, exzellente Forschung und Lehre zu ermöglichen. Sie wissen wie und wo sie am besten arbeiten können. Flexibel, remote, mit dem Freiraum, den sie brauchen, um ihr Potential zu entfalten. Sie wissen es auch? Wir suchen einen*eine

Organisationsassistent*in

59 Zentrum für Sportwissenschaft und Universitätssport

Besetzung ab: 02.01.2025 | Stundenausmaß: 20,00 | Einstufung KV: §54 VwGr. IIIa

Befristung bis: 01.01.2026

Stellen ID: 1197

Wenn Sie gerne in einem facettenreichen Tätigkeitsfeld arbeiten, dann willkommen im Team des Instituts für Sport- und Bewegungswissenschaft (ISBW)!

Das ISBW ist die wissenschaftliche Einheit des Zentrums für Sportwissenschaft und Universitätssport und befindet sich Auf der Schmelz im 15ten Wiener Gemeindebezirk.

Am Institut für Sport- und Bewegungswissenschaft arbeiten derzeit in etwa 85 Mitarbeiter*innen. Sie ist die größte Forschungseinrichtung im Bereich der Sportwissenschaft in Österreich.

Sie unterstützen das zentrale Administrationsteam am Institut für Sport- und Bewegungswissenschaft insbesonders im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit und führen Verwaltungsaufgaben rund um Personal, Budget und Lehre eigenständig durch.

Ihre Aufgabenbereiche umfassen eine spannende Bandbreite sowie eine Vielzahl an diversen Möglichkeiten, Ihre organisatorischen Fähigkeiten gestaltend einzubringen.

Diese Stelle wird vorerst auf die Dauer eines Jahres befristet vergeben, mit der Möglichkeit bei beiderseitigem Einverständnis auf Entfristung. Die Stelle soll ab 02.01.2025 besetzt werden.

• Sie helfen selbstständig und eigenverantwortlich bei der Durchführung von Verwaltungsaufgaben am ISBW.
• Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
• Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen.
• Sie haben Erfahrung mit der Betreuung der aktuellen Social Media Kanälen, sind interessiert an der Gestaltung unserer Homepage sowie an weiteren Tätigkeiten in der Öffentlichkeitsarbeit.
• Weiters erfasst Ihr Aufgabenbereich allgemeine Sekretariatstätigkeiten und die Übernahme von Aufgaben im Rahmen der Vertretungsregelungen im Team.
• Sie unterstützen die Wissenschafter*innen des Instituts bei finanztechnischen Belangen (wie z.B.: Reiseabrechnungen, Kostenrefundierungen) sowie bei der Dokumentation von forschungsrelevanten Tätigkeiten über das entsprechende Portal der Uni Wien.

• Erfahrungen im Office-Management
• Allgemeine oder Berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura) oder Lehrabschluss
• Sehr gute MS Office Kenntnisse
• Sehr gutes Deutsch und solide Englischkenntnisse
• Erfahrung mit Content Management Systemen (z.B. Typo 3) & Social Media
• Erfahrung mit SAP ist von Vorteil

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten im gegenseitigen Einvernehmen.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot.

Faires Gehalt: Das Grundgehalt für 20 Stunden beträgt EUR 1.299,60 (IIIa). Die Anrechnung von Vordienstzeiten ist möglich.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

• Mit Lebenslauf
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• eventuell bereits vorhandenen Dienstzeugnissen
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button

Arnold Baca

arnold.baca@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team!
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

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Bewerbungsfrist: 06.12.2024