Institutsreferentin

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Davon sind rund 7.500 in der Wissenschaft und Lehre beschäftigt, weitere 2.900 in der Administration und Organisation. Wir suchen einen*eine

Institutsreferent*in

52 Fakultät für Chemie

Besetzung ab: 01.02.2025 | Stundenausmaß: 20,00 | Einstufung KV: §54 VwGr. IIIa

Befristung bis:

Stellen ID: 3305

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und den Überblick behalten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Expertise dazu beitragen wollen, dass die großen Fragen von morgen beantwortet werden können.

Das Institut für funktionelle Materialien und Katalyse ist Teil der Fakultät für Chemie der Universität Wien. Sie unterstützen als Institutsreferent*in das Team des Instituts für funktionelle Materialien und Katalyse und führen Verwaltungsaufgaben rund um Personal, Budget und Lehre eigenständig durch. Am Institut sind vier Arbeitsgruppen sowie ca. 40 wissenschaftliche und nicht-wissenschaftliche Mitarbeiter*innen tätig.

Die Stelle ist zunächst auf ein Jahr befristet (mit der Möglichkeit einer Entfristung).

Sie sind Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen in Forschung und Lehre (teamintern, universitär, Studierende, etc.) und unterstützen insbesondere die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Lehraufgaben. Das bedeutet unter anderem:
• Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Lehr- und Prüfungstätigkeiten.
• Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
• Sie organisieren Meetings, Tagungen und Symposien
• Sie unterstützen bei der Betreuung der Institutshomepage
• Budgetverwaltung (Eingänge und Ausgänge kontrollieren)
• Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess
• Reisemanagement und Abwesenheitsverwaltung
• Bestellwesen
• Studierenden- und Lehrendenbetreuung
• Inventarbeauftragte

• Allgemeine oder Berufsbildende höhere Schule (Matura/Fachmatura) oder Kaufmännischer Lehrabschluss
• Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen/ universitären Kontext)
• Sehr gute MS Office Kenntnisse
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Organisatorische Fähigkeiten
• Fähigkeit selbständig und eigenverantwortlich zu arbeiten
• Starke Serviceorientierung, soziale Kompetenz und Selbständigkeit
• Organisationsfähigkeit und kommunikatives Talent
• Kenntnisse von universitätsspezifischen EDV-Anwenderkenntnissen sind von Vorteil - i3v, typo 3, SAP

• WorkLife-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können nach Absprache auch im Home Office arbeiten
• Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams, das sich mit gesellschaftlichen Fragen auseinandersetzt
• Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln sehr gut erreichbar
• Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu erweitern. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot!
• Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2599,2 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Das Dienstverhältnis ist vorerst auf ein Jahr befristet. Danach wird eine entfristete Beschäftigung – im gegenseitigen Einvernehmen – angestrebt.

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button

Kai Carsten Hultzsch

kai.hultzsch@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team!
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Datenschutzerklärung

Bewerbungsfrist: 14.01.2025