Management Assistant to the Vice-Rector (Rektoratsassistenz) (m/w/d)

Sie wollen mit Ihrer Arbeit etwas bewegen, Verantwortung übernehmen und so die Rahmenbedingungen für Spitzenforschung und -lehre schaffen? Bei uns finden Sie das Umfeld, in dem Sie Ihr Potenzial entfalten können. An einer der größten und modernsten Wirtschaftsuniversitäten Europas. Auf einem Campus, an dem Arbeitsqualität auch Lebensqualität ist. Wir suchen Verstärkung im

Büro des Rektorats
30-40 Stunden/Woche
Ab 03.02.2025 befristet bis 30.09.2027

Wir laden besonders Personen mit Behinderung ein, sich bei entsprechender Qualifikation zu bewerben. Bei Bedarf ist ein geringeres Beschäftigungsausmaß möglich.

Sie sind ein Zahlenmensch und wollen mit Ihren Fähigkeiten, Daten aufzubereiten, das Hochschulmanagement der WU unterstützen? Dann kommen Sie in unser Team.

• Das Rektorat unterstützen:
  Sie sammeln Daten an der WU, national und international, und bereiten diese auf. Damit liefern Sie eine Grundlage für strategische Entscheidungen der WU. Für Berichte und Präsentationen bringen Sie Informationen und Daten in eine ansprechende und verständliche Form. Als Ansprechperson für Rankings sammeln Sie die Datenbasis für Rankings, bereiten diese auf und analysieren die Ergebnisse im internationalen Vergleich.
• Assistenz für ein Vizerektorat:
  Sie bereiten Unterlagen für Meetings inhaltlich vor und nach, erstellen die Agenda und führen Protokoll; Sie korrespondieren intern und extern für den Vizerektor; Sie checken To-Do Listen und verfolgen Themen konsequent bis zu ihrer Erledigung und tragen dadurch zum Erfolg der WU bei.
• Ansprechperson für WU-interne Abteilungen sein:
  Sie koordinieren Informationen und Aufgaben der Abteilungen und sind Ansprechperson zwischen Führungskräften, Mitarbeitenden und externen Personen im Bereich des Vizerektorats
• Mit Professionalität und Verantwortung agieren:
  Sie arbeiten bei Projekten und Serviceaufgaben für das Rektorat mit. Abhängig von Bedarfen, Ihren Erfahrungen und Interessen können Sie sich auch zu Themen wie Nachhaltigkeit, Chancengerechtigkeit, Eventorganisation, Projektmanagement oder Kommunikation einbringen.

• Abgeschlossenes Hochschulstudium: Sie verfügen über einen Hochschulabschluss
• Datenkompetenz: Sie können Daten auf kritische Art und Weise sammeln, managen, bewerten und anwenden. Sie haben statistisches Know-how und sind Excel-Poweruser*in
• Interesse an Universitätsmanagement und –politik: Sie möchten universitäre Entscheidungsprozesse mitgestalten und bringen idealerweise Vorerfahrungen dazu mit
• Engagement: Sie agieren eigeninitiativ und selbstbewusst in Ihrem Gestaltungsrahmen
• Sprachkompetenz: Sie kommunizieren professionell auf Deutsch und Englisch
• Teamspirit und Organisationstalent: Sie arbeiten gut und gerne im Team, können gut organisieren und behalten auch in anstrengenderen Arbeitsphasen den Überblick; Diskretion und Vertraulichkeit sind für Sie selbstverständlich
• Digitales Arbeiten: Im Umgang mit Microsoft365 sind Sie routiniert und Neuerungen stehen Sie offen gegenüber.

• Inspirierendes Campusleben mit über 2.400 Mitarbeitenden in Forschung, Lehre und Verwaltung und rund 21.500 Studierenden
• Architektonisch herausragender, moderner Campus mitten in Wien
• Sehr gute öffentliche Erreichbarkeit
• Sinnstiftende Arbeit, in einem weltoffenen, inklusiven und familienfreundlichen Arbeitsklima
• Flexible Arbeitszeiten im Rahmen der Gleitzeit
• Zahlreiche Benefits, von Betriebsarzt über Sportangebote und Essenszuschuss bis hin zu vielfältigen Mitarbeitenden-Rabatten

Das monatliche Mindestentgelt beträgt 3.010,60 Euro brutto (bei Vollzeit). Je nach Qualifikation und Erfahrung bieten wir eine Überzahlung in Kombination mit attraktiven Sozialleistungen.

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