Organisationsassistentin

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 Mitarbeiter*innen tragen mit ihrer Expertise in Administration und Organisation dazu bei, exzellente Forschung und Lehre zu ermöglichen. Sie wissen wie und wo sie am besten arbeiten können. Flexibel, remote, mit dem Freiraum, den sie brauchen, um ihr Potential zu entfalten. Sie wissen es auch? Wir suchen einen*eine

Organisationsassistent*in

52 Fakultät für Chemie

Besetzung ab: 15.02.2024 | Stundenausmaß: 20,00 | Einstufung KV: §54 VwGr. IIIa

Befristung bis: 14.08.2024

Stellen ID: 3501

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und den Überblick behalten und das am liebsten in sinnvollen Projekten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Expertise dazu beitragen wollen, dass die großen Fragen von morgen beantwortet werden können.

Sie unterstützen das zentrale Administrationsteam am Institut für Biologische Chemie in der Arbeitsgruppe Böttcher und führen Verwaltungsaufgaben rund um Personal, Budget und Lehre eigenständig durch. Die anfängliche Laufzeit dieser Position beträgt 6 Monate. Eine unbefristete Verlängerung des Vertrags ist möglich.

• Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben. Zu Ihren Aufgaben gehören unter anderem:
  • Allgemeine Sekretariatsagenden: Korrespondenz, Termin- und Raumkoordination, Bestellwesen, Ablage, Inventarverwaltung
  • Unterstützung im Prüfungs- und Lehrbetrieb (i3V, u:space, Moodle)
  • Administrative und organisatorische Unterstützung von wissenschaftlichen Projekten
  • Rechnungsfreigabe & Budgetkontrolle (SAP ERP-System)
    • Überwachung von Rechnungen und Zahlungsprozessen
    • Verwaltung und Kontrolle des Budgets
    • Erstellung von Finanzberichte und Projektreportings
  • Planung und Moderation der Gruppenmeetings sowie Protokollführung
  • Unterstützung in der Vorbereitung von Veranstaltungen
  • Organisieren von Meetings und Reisetätigkeiten
• Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
• Sie betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperations-partner*innen.
• Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding. Zudem bieten Sie den wissenschaftlichen Mitarbeiter:innen umfassende Unterstützung in allen administrativen Belangen.
• Sie verwalten & gestalten die Böttcher Lab Webseite (Wordpress): https://boettcher-lab.univie.ac.at

• Allgemeine oder Berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura) oder Kaufmännischer Lehrabschluss und langjährige Office Erfahrung
• Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen/ universitären Kontext)
• Sehr gute MS Office Kenntnisse (insb. Excel und Power Point)
• Sehr gutes Deutsch und solide Englischkenntnisse (ab B 2 Level)
• Erfahrung mit Content Management Systemen (z.B. Typo 3) & Social Media
• Erfahrung mit SAP, i3V, u:space, Moodle ist von Vorteil

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können auch remote arbeiten, im gegenseitigen Einvernehmen auch gerne in Teilzeit.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot.

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.699,2 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Vertrag: Die Position ist anfänglich auf 6 Monate befristet, mit der Möglichkeit auf Entfristung im gegenseitigen Einvernehmen.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button

Thomas Böttcher

thomas.boettcher@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team!
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

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Bewerbungsfrist: 07.02.2025