Persönlicher Assistent des General Managers (m/w/d)

Ihre Aufgaben

Als Personal Assistant des General Managers werden Sie verantwortlich für folgende Aufgaben sein:

• Verwaltung der Terminkalender des General Managers und Verfassen von Korrespondenz für den General Manager, falls erforderlich.
• Priorisierung der täglichen Arbeitslast des General Managers und Sicherstellung, dass Fristen eingehalten werden.
• Organisation interner Meetings und Sicherstellung einer effektiven internen Kommunikation zwischen den Abteilungen.
• Bearbeitung der allgemeinen täglichen Korrespondenz und internen Verwaltung, einschließlich Kopieren und Ablage.
• Entgegennahme von Telefonanrufen, Entgegennahme von Nachrichten für den General Manager und Aktualisierung der Kontaktdatenbank des General Managers.
• Bearbeitung von Projekten nach Anweisung des General Managers und Erstellung von Präsentationen mit PowerPoint.
• Sicherstellung, dass geeignete Maßnahmen bei aufkommenden Angelegenheiten während Abwesenheiten ergriffen werden, und Information relevanter Personen über alle Entwicklungen.
• Organisation und Betreuung von Reservierungen, die über das Executive Office eingehen, und Sicherstellung, dass der Aufenthalt der Gäste reibungslos verläuft.
• Rechtzeitige Erstellung von Spesenabrechnungen unter Verwendung der richtigen Buchungscodes.
• Aufrechterhaltung eines hohen Maßes an Vertraulichkeit, Diplomatie und Aufmerksamkeit für Details in allen Angelegenheiten, die den General Manager betreffen.
• Unterstützung aller Qualitätszyklen und Analyse von Daten, um Qualitätsverbesserungen und Qualitätsänderungsmanagement im gesamten Hotel zu fördern (online reviews & beschwerden).
• Aufbau effektiver Arbeitsbeziehungen mit den Führungsteams und Abteilungsleitern des Hotels.

Ihr Profil

Als Personal Assistant des General Managers erwarten wir von Ihnen:

• Mindestens 3-5 Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Position mit starkem administrativem Hintergrund.
• Sehr Gute Kenntnisse in Microsoft Office, einschliesslich Word, Excel, PowerPoint.
• Organisiert, mit einem hohen Maß an Integrität und Professionalität, zuverlässig, höflich und mit einem gepflegten Auftreten.
• Fähig, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen, enthusiastisch und mit Eigeninitiative.
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch, sowohl schriftlich als auch mündlich.

Wir bieten

Wir schenken unserem/ unserer Personal Assistant weltklasse Vorteile, einschliesslich, aber nicht beschränkt auf:

• Rabatte auf Hotelaufenthalte und F&B in der gesamten Gruppe 
• Anerkennungs- und Belohnungsprogramme für Kollegen 
• Spannendes Angebot an Schulung- und Entwicklungsprogrammen 
• Weltweite Aufstiegs- und Versetzungsmöglichkeiten 

Das kollektivvertragliche monatliche Mindestbruttogehalt für diese Position liegt bei € 2.178,00
Die Bereitschaft zur Überzahlung ist für diese Position selbstverständlich gegeben und richtet sich nach Ihren Qualifikationen und Berufserfahrungen.

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Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Über uns

Das Mandarin Oriental, Wien wird in einem denkmalgeschützten Gebäude untergebracht und über 138 Gästezimmer und Suiten verfügen, die sich um einen Innenhof im Zentrum des Anwesens gruppieren. Es wird ein Restaurant, eine Bar und einen Außenbereich mit Garten umfassen. Darüber hinaus wird das Anwesen ein Spa im Mandarin Oriental bieten, das mehrere Behandlungsräume, einen Swimmingpool und ein gut ausgestattetes Fitnesscenter umfasst. Für Veranstaltungen und gesellschaftliche Anlässe stehen zudem verschiedene flexibel gestaltbare Bankett- und Tagungsräume zur Verfügung.

Die 24 Residenzen im Mandarin Oriental werden sich in den beiden obersten Stockwerken des Gebäudes befinden und über einen privaten Zugang zum Dach verfügen. Mehrere der Apartments bieten Außen-Terrassen und atemberaubende Ausblicke über die Stadt. Diese gehören zu den exklusivsten Wohnungen der Stadt, wobei die Eigentümer den legendären Service des Mandarin Oriental und den direkten Zugang zu den Hoteleinrichtungen genießen werden.