Mitarbeiter:in im Office Management (m/w/d)

Institute of Algorithms and Theory

Mitarbeiter:in im Office Management (m/w/d)

Das neu gegründete Institute of Algorithms and Theory an der Fakultät für Informatik und Biomedizinische Technik der TUGraz sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n engagierte:n und organisatorisch versierte:n Mitarbeiter:in im Office Management zur Unterstützung der Institutsleitung und des Teams. Sie übernehmen eine Vielzahl an administrativen und koordinativen Aufgaben, die einen reibungslosen Ablauf gewährleisten.

Sie sind eingebunden in eine aufstrebende junge Fakultät, bei der Sie regelmäßig mit Kolleg:innen aus anderen Instituten vernetzt sind und somit Teil eines dynamischen und interdisziplinären Arbeitsumfelds werden. Zu Ihren Aufgaben zählen:

Kommunikation:

• Kommunikation und Beratung: Sie stehen Studierenden, Gästen und Mitarbeiter:innen des Instituts als kompetente:r Ansprechpartner:in zur Verfügung, beraten sie professionell und unterstützen sie bei ihren Anliegen – sowohl in deutscher als auch in englischer Sprache.

Finanzadministration am Institut:

• Kosten- und Projektmanagement: Sie unterstützen aktiv bei der Verwaltung und Kontrolle des Institutsbudgets. Dabei sorgen Sie für eine effiziente Planung und Überwachung der finanziellen Mittel.
• Beschaffungsprozess: Sie übernehmen die Abwicklung des Bestellprozesses über SAP Fiori, einschließlich der Angebotsanfrage, Vorbereitung und Kontierung von Bestellungen sowie der Überprüfung von Lieferscheinen und Rechnungen.
• Projektplanung und -abrechnung: Sie sind verantwortlich für die Anlage von Projekten im elektronischen Meldeprozess und tragen zur Erstellung von Budgetplanungen sowie Kalkulationen bei. Sie begleiten die Projektabrechnungen und bereiten sich auf Audits vor.

Personalverwaltung:

• Administration von Personalangelegenheiten: Sie unterstützen bei Stellenausschreibungen inkl. interner Antragsprozesse, Korrespondenz mit Bewerber:innen, sowie des Aufnahmeprozesses für neue Mitarbeiter:innen.
• Vertragsabwicklung: Sie sind verantwortlich für die Vorbereitung der Unterlagen und das Einholen von erforderlichen Daten in Zusammenarbeit mit den zuständigen internen Abteilungen für die Abwicklung von Dienstverträgen
• Reiseassistenz: Sie koordinieren die elektronische Reiseadministration über SAP-Fiori.

Lehre:

• Lehrveranstaltungsadministration: Auch im Bereich der Lehre übernehmen Sie wichtige organisatorische Aufgaben. Dazu gehört die Planung und Organisation von Prüfungen sowie die Pflege der relevanten Daten im internen Verwaltungstool TUGRAZonline.

Öffentlichkeitsarbeit:

• Veranstaltungsorganisation: Sie unterstützen bei der Organisation und Koordination von Tagungen, Kongressen und anderen Veranstaltungen, einschließlich der Termin- und Ortsplanung, Reiseadministration für Teilnehmer:innen und der Abrechnung der Veranstaltungen.

• Abgeschlossene kaufm. Ausbildung oder vergleichbarer Abschluss (Lehrabschluss, Fachschule) oder facheinschlägige Ausbildung mit administrativer Berufserfahrung

• Matura wünschenswert
• Berufserfahrung im Büroumfeld bzw. Kenntnisse von universitären Strukturen vorteilhaft
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS-Office), SAP-Kenntnisse von Vorteil
• Serviceorientiertes und freundliches Auftreten mit selbständiger Arbeitsweise
• Freude an der Arbeit in einem universitären und multikulturellen Umfeld

• Abwechslungsreicher Aufgabenbereich

• Kollegial-freundschaftliches Arbeitsklima

• Flexible Arbeitszeitgestaltung (inkl. Home-Office-Möglichkeit; bezahlte Mittagspause - je nach Stundenausmaß)

• Internationale Weiterbildungsmöglichkeiten und Lehraufenthalte

• Gütesiegel für innerbetriebliche Frauenförderung

• Familienfreundlichster Betrieb der Steiermark 2018

• Öffi-Zuschuss

• Universitätssportprogramm

• Einkaufsvergünstigungen

• Betriebliches Gesundheitsmanagement

• Zugang zu den neuesten Technologien

• Umfangreiche Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten

• Sicheres und stabiles Arbeitsumfeld

• Zusatzpensionskasse

Wir bieten ein Jahresbruttogehalt auf Basis Vollzeit von mindestens € 35.841,40 Eine Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung ist möglich.

Die Technische Universität Graz strebt eine Erhöhung des Frauenanteiles, insbesondere in Leitungsfunktionen und beim wissenschaftlichen Personal an und lädt deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung ein. Im Falle von Unterrepräsentation werden Frauen bei gleicher Qualifikation vorrangig aufgenommen.

Die Technische Universität Graz bemüht sich aktiv um Vielfalt und Chancengleichheit. Bei der Personalauswahl dürfen Personen aufgrund des Geschlechts, der ethnischen Zugehörigkeit, der Religion oder der Weltanschauung, des Alters oder der sexuellen Orientierung nicht benachteiligt werden (Antidiskriminierung).

Menschen mit Behinderung und entsprechender Qualifikation werden ausdrücklich zur Bewerbung eingeladen.

Die TU Graz ist die traditionsreichste technisch-naturwissenschaftliche Forschungs- und Bildungsinstitution in Österreich und zählt zu einer der größten Arbeitgeber:innen der Region mit rund 3.500 Mitarbeiter:innen. In ihren fünf Stärkefeldern, den Fields of Expertise, erbringt die TU Graz internationale Spitzenleistungen und setzt auf intensive Zusammenarbeit mit anderen Forschungs- und Bildungseinrichtungen sowie mit Wirtschaft und Industrie weltweit. In der europäischen Hochschullandschaft steht die TU Graz verstärkt im Wettbewerb um die besten Köpfe und Ressourcen.

Technische Universität Graz
Dekan der Fakultät für Informatik und Biomedizinische Technik

Institutsleiter: Yannic Maus, yannic.maus@tugraz.at, Bitte beachten Sie, dass wir ausschließlich Bewerbungen akzeptieren, die über unser Online-Bewerbungsportal eingereicht werden. Bewerbungen per E-Mail oder Post werden nicht berücksichtigt.