Executive Assistant to CEO

Bei Journi, einem kreativen Tech-Unternehmen und Österreichs innovativstem Start-up des Jahres 2024, entwickeln wir die weltweit meist heruntergeladene Druck-App. Unsere App ermöglicht es Kunden, mühelos wunderschöne Fotobücher und andere Druckprodukte zu erstellen. Mit Hilfe von KI-Technologie erstellen wir automatisch personalisierte Designs basierend auf den Inhalten, die unsere Nutzer drucken möchten. Werde Teil eines Teams hochmotivierter und gleichgesinnter Individuen, von denen du lernen kannst – und die ebenso begeistert sind, von dir zu lernen!

Als Executive Assistant to the CEO spielst du eine entscheidende Rolle dabei, reibungslose Abläufe sicherzustellen, strategische Ausrichtungen zu unterstützen und die erfolgreiche Umsetzung wichtiger Initiativen zu gewährleisten. Deine Fähigkeit, vorausschauend zu handeln, Prioritäten gezielt zu setzen und klar zu kommunizieren, ist entscheidend, um unser Leadership-Team dabei zu unterstützen, den Fokus auf das Wachstum des Unternehmens zu bewahren.

Diese Rolle ist ideal für jemanden, der in einem dynamischen Umfeld aufblüht, Herausforderungen proaktiv angeht und eine starke Eigenverantwortung mitbringt. Bereit für eine High-Impact-Rolle, in der kein Detail übersehen wird? Werde Teil unseres Teams und gestalte die Zukunft von Journi mit!

• Enge Zusammenarbeit mit dem CEO – Verwaltung des Kalenders, Bearbeitung von E-Mails und strategische Unterstützung

• Effiziente Arbeitsabläufe sicherstellen – Bedürfnisse antizipieren, Prioritäten setzen und Prozesse optimieren

• Kommunikationsschnittstelle – Sicherstellen eines klaren und zeitgerechten Austauschs zwischen CEO, Führungsteam und relevanten Stakeholdern

• Termin- und Zeitmanagement – Terminkoordination, Konfliktvermeidung und Effizienzsteigerung

• Meetings organisieren und moderieren – Strukturierte Agenden, Protokolle und Follow-ups sicherstellen

• Geschäftsreisen planen und koordinieren – Detaillierte Reisepläne erstellen und Reisekostenabrechnungen verwalten

• Interne Projekte und Teams managen – Unterstützung bei der Umsetzung von Initiativen und strategischen Zielen

• Zusammenarbeit über Teams hinweg fördern – Proaktive Weitergabe von Erkenntnissen und kontinuierliche Optimierung interner Prozesse

• Stark ausgeprägte Organisations- und Zeitmanagement-Fähigkeiten

• Proaktive, lösungsorientierte und eigenständige Arbeitsweise

• Exzellente Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch & Englisch (schriftlich und mündlich)

• Professionelles Auftreten & Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen

• Teamplayer mit Hands-on-Mentalität und hohem Verantwortungsbewusstsein

• Stressresistenz & Fähigkeit, Aufgaben unter Druck effektiv zu priorisieren

• Schnelle Auffassungsgabe, Offenheit für Feedback & kontinuierliche Verbesserung

• Erfahrung mit Google Docs, Google Sheets & Präsentationstools

• Arbeitsberechtigung für Österreich/EU & Bereitschaft, nach Wien zu ziehen

• Erfahrung mit OKR-Frameworks & strategischer Planung

• Hintergrund in Finanzen oder Betriebswirtschaft

• Erfahrung in einem High-Growth-Startup oder schnelllebigen Umfeld

A happy team makes for a happy workplace. Wir wären nicht in der Lage, das zu tun, was wir tun, ohne unser fantastisches Team. Deshalb bieten wir folgendes an:

• Ein faires Gehalt abhängig von deinem Erfahrungs- und Wissensstand, min. €45.000 für 38,5 h

Außerdem erwartet dich eine Liste an tollen Social Benefits bei uns:

• Urlaubs-Upgrade: 25 Urlaubstage pro Jahr auf Vollzeitbasis, plus 1 zusätzlicher Tag für jedes Jahr, das du in unserem Team verbringst (bis zu 5 zusätzliche Tage!)

• Ein zweites Zuhause: Ein helles, preisgekröntes Büro, selbst gestaltet von unserem Journi-Team mit allem, was dein Herz begehrt – inklusive Tischtennisplatte und Kicker-Tisch, um zwischendurch so richtig Dampf abzulassen

• Dein Job, dein Rhythmus: Ein hybrides Arbeitsmodell mit 40 % Homeoffice-Tagen und flexiblen Arbeitszeiten (Kernzeiten: Mo-Do 10-16 Uhr, Fr 10-14 Uhr).

• Dein Mittagessen geht auf uns: Lass es dir schmecken – mit €5,50 in Pluxee-Guthaben pro Arbeitstag

• So kommst du immer an dein Ziel: Wir übernehmen die Kosten für deine Öffi-Jahreskarte in Wien (€365)

• Heute für morgen: Zusätzliche €300 jährlich für deine private Pensionsversicherung

• Stille dein Reisefieber: Komme mit auf unsere jährliche Teamreise und entdecke mit uns spannende neue Orte

• Mac dein Leben leichter: Mit einem MacBook für deinen Job – aber auch für deine private Nutzung

• Atem holen, Energie tanken: In unseren exklusiven Yoga-Sessions, die alle zwei Wochen vor Ort stattfinden

• Gesundheit im Griff: Sorge mit unseren regelmäßigen Gesundheitschecks von haelsi vor

• Neue Sprachen leicht gemacht: Premium-Mitgliedschaft für die Busuu-App – beeindrucke uns mit deinen Sprachenskills!

• Professionelle Weiterentwicklung: Zugang zu Ressourcen, Kursen und Weiterbildungsmöglichkeiten, um in deine Skills auf das nächste Level zu bringen

• Energieboost für Zwischendurch: Eine Auswahl an Obst, Müsli, Joghurt und verschiedenen Milchsorten ist jederzeit für dich verfügbar

• Frisch gebrühter Treibstoff: Italienischer Kaffee (mit und ohne Koffein) und Tees in unserer Kaffeeküche

• VIP-Faktor: Premium-Mitgliedschaft für alle Journi-Produkte – exklusiv für dich!

• Einführungsgespräch mit dem People & Culture Team (30 min)
• Challenge
• Technisches Interview (60 min)
• Abschluss-Interview mit unserem Führungsteam (60 min)