Governance Operations Assistant (w/m/d)

Arbeitsort: Wien, Österreich
Stundenausmaß: Teilzeit & Vollzeit möglich (32 bis 38 Std./Woche), unbefristet
Arbeitsort & Gehalt: Wien / EUR 40.000 bei Vollzeit (38h) verhandelbar nach Erfahrung
Eintrittstermin: idealerweise April 2025

Über uns
Licht für die Welt ist eine unabhängige internationale Fachorganisation, die sich für augenkranke, blinde und anders behinderte Menschen in den ärmsten Regionen der Welt einsetzt. Als international anerkannte NGO engagieren wir uns für medizinische Versorgung, eine bessere Lebensqualität und die Verwirklichung der Menschenrechte für Menschen mit Behinderung. Aber wir bereichern auch unseren Mitarbeiter*innen und Unterstützer*innen den Tag: Unser Tun macht Sinn!

Ihre Rolle
Als Governance Operation Assistant sind Sie Teil des Fundraising Operation Team von Licht für die Welt Österreich. Sie gestalten aktiv Governance- und Compliance-Prozesse, planen und organisieren Vorstandssitzungen sowie Mitgliederversammlungen und unterstützen die Geschäftsführung bei operativen Aufgaben. Sie überwachen Budget- und Monitoring-Prozesse und sorgen für eine effiziente Verwaltung von Nachlassspenden. Mit Ihrem strukturierten und vorausschauenden Handeln tragen Sie maßgeblich zur Weiterentwicklung und Effizienz der Oragnisation bei.

Aufgaben

• Planung und Koordination von Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlungen, inklusive der umfassenden Vorbereitung und Organisation der Veranstaltungen
• Protokollführung und Nachbereitung der Sitzungen sowie die Nachverfolgung von Beschlüssen und Aufgaben, um eine reibungslose Umsetzung zu garantieren
• Ansprechperson für administrative und organisatorische Anfragen des Vorstands und Unterstützung in allen Belangen rund um die Governance.
• Mitwirkung bei der Budgetplanung, Überwachung der Ausgaben und Sicherstellung der Budgeteinhaltung
• Koordination interner und externer Stakeholder, wie z. B. der Finanzabteilung, Notaren und Anwälten, um eine reibungslose Kommunikation zu gewährleisten
• Sicherstellung einer transparenten und rechtssicheren Abwicklung von Nachlassspenden, einer wichtigen Einnahmequelle für die Organisation
• Pflege und Verwaltung wichtiger Governance-Dokumente, wie z. B. Satzungen, Jahresberichte und Board-Reports, um eine stets aktuelle und ordnungsgemäße Dokumentation zu gewährleisten

Qualifikation

• Sie bringen mindestens zwei Jahre Erfahrung in der Zusammenarbeit mit dem Top-Management und/oder Vorständen mit
• Sie sind ein Kommunikationstalent und bringen sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Grundverständnis von Governance & Compliance; juristischer Background wünschenswert aber kein Muss
• Grundlegendes Finanzverständnis, sorgfältiger Umgang mit Zahlen
• Sie sind ein Organisationstalent, arbeiten strukturiert, behalten den Überblick und setzen Prioritäten effizient
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), Erfahrung mit digitalen Kollaborationstools (z. B. SharePoint, Teams)
• Begeisterung für den Non-Profit-Bereich und Interesse an vielseitigen Aufgaben

Benefits

• Sinnvolle Arbeit, die etwas bewegt – Bei uns haben Sie die Möglichkeit, echte Veränderungen zu bewirken und dabei Ihre Fähigkeiten kontinuierlich weiterzuentwickeln
• Ein herzliches & hilfsbereites Team – Wir unterstützen uns gegenseitig, teilen Wissen und finden immer Zeit für Spaß. Gemeinsame Mittagessen und ein starker Teamgeist gehören bei uns einfach dazu!
• Raum für Ihre Entwicklung – Wir ermutigen Sie, neue Wege zu gehen, innovative Ideen einzubringen und sowohl persönlich als auch im Team zu wachsen
• Flexibilität & Work-Life-Balance – Ob flexible Arbeitszeiten oder Home-Office-Möglichkeiten – bei uns passen Arbeit und Privatleben perfekt zusammen
• Dynamische & wertschätzende Unternehmenskultur – Ihre Ideen, Kreativität und Ihr Engagement sind bei uns willkommen. Wir setzen auf Vielfalt und enge Zusammenarbeit
• Top Benefits – Neben einer zusätzlichen betrieblichen Pensionsvorsorge erhalten Sie entweder die Jahreskarte der Wiener Linien oder einen Beitrag von EUR 365,- für das Klimaticket

Wir sind ein Equal Opportunity Employer and legen in unserer Organisation größten Wert auf Diversität und Inklusion. Wir freuen uns über sämtliche Bewerbungen, ganz unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Religion, Alter, sexueller Orientierung oder Geschlechteridentität. Wir freuen uns außerdem sehr über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung!