Office Administrator

Wir sind eine Gruppe an Unternehmen, die im digitalen Bereich tätig sind – von Online-Marktforschung und SaaS über Datenservices bis hin zu Online-Panels, Community Services und Effizienzmonitoring in der Online-Werbung. Gegründet in den 1990er-Jahren, sind wir heute mit mehr als 200 Mitarbeitenden an 22 Standorten in Europa vertreten. Bei uns zählen Teamgeist, Kreativität und eine offene, respektvolle Arbeitsatmosphäre, in der jede:r die Möglichkeit hat, sich persönlich und fachlich weiterzuentwickeln.

• Das Office verwalten: Organisiere Reparaturen, Bestellungen und die Pflege von Archiven sowie administrativen Dokumenten.
• Die interne und externe Kommunikation steuern: Bearbeite E-Mails, Telefonate und sonstige Korrespondenz.
• Meetings und Firmenveranstaltungen unterstützen: Koordiniere und organisiere interne Besprechungen und Events.
• Den Versand abwickeln: Sorge für einen reibungslosen Versandprozess über DHL.
• Buchhaltungs- und Verwaltungsaufgaben übernehmen: Erstelle und verwalte Kassabelege, Rechnungen und führe Online-Einkäufe mit Kreditkarte durch, während Du die Unternehmensausgaben sowie Kreditkartentransaktionen überwachst.
• Reiseorganisation managen: Buche Flüge, Hotels und Transportmittel für Mitarbeitende und koordiniere die dazugehörigen Reisepläne sowie Reisedokumente.

• Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise: Du beherrscht es, mehrere Aufgaben gleichzeitig im Blick zu behalten und effizient zu koordinieren.
• Sicherer Umgang mit MS Office: Du arbeitest routiniert mit Word und Excel
• Kommunikationsstärke: Du überzeugst durch klaren, freundlichen und professionellen Austausch – intern wie extern.
• Verhandlungssichere Sprachkenntnisse besitzen: Du verfügst über verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Zuverlässigkeit und Eigeninitiative: Du arbeitest selbstständig, bist detailorientiert und scheust Dich nicht vor Verantwortung.
• Erfahrung im Office-Management oder in administrativen Bereichen: Praktische Kenntnisse sind von Vorteil, aber auch Engagement und Lernbereitschaft zählen.

• Ein dynamisches und internationales Umfeld: Arbeite in einem modernen Büro im Herzen Wiens und profitiere von der Zusammenarbeit in einem interdisziplinären Team.
• Vielfältige Aufgaben: Übernimm abwechslungsreiche Tätigkeiten im Office Management, in der Buchhaltung und in der Reiseorganisation.
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege: Erlebe eine Arbeitsatmosphäre, in der Deine Ideen gehört werden und Du aktiv mitgestalten kannst.
• Entwicklungsmöglichkeiten: Wir unterstützen Dich in Deiner persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung.
• Ein freundliches Team: Freue Dich auf ein offenes, kollegiales Miteinander, das von Teamgeist und gegenseitiger Wertschätzung geprägt ist.
• Ein attraktives, marktgerechtes Bruttogehalt: Dich erwartet ein monatliches Bruttogehalt im Bereich von 2.400€ bis 2.700€ (innerhalb der VG3 des Kollektivvertrags für Werbung & Marktkommunikation).