Front Office Agent (m/w/d)

Wir suchen einen Front Office Agent für unser Pre-Opening Team im Mandarin Oriental, Vienna.

Das Mandarin Oriental, Wien wird in einem denkmalgeschützten Gebäude untergebracht und über 138 Gästezimmer und Suiten verfügen, die sich um einen Innenhof im Zentrum des Anwesens gruppieren. Es wird ein Restaurant, eine Bar und einen Außenbereich mit Garten umfassen. Darüber hinaus wird das Anwesen ein Spa im Mandarin Oriental bieten, das mehrere Behandlungsräume, einen Swimmingpool und ein gut ausgestattetes Fitnesscenter umfasst. Für Veranstaltungen und gesellschaftliche Anlässe stehen zudem verschiedene flexibel gestaltbare Bankett- und Tagungsräume zur Verfügung.

Die 22 Residenzen im Mandarin Oriental werden sich in den beiden obersten Stockwerken des Gebäudes befinden und über einen privaten Zugang zum Dach verfügen. Mehrere der Apartments bieten Außen-Terrassen und atemberaubende Ausblicke über die Stadt. Diese gehören zu den exklusivsten Wohnungen der Stadt, wobei die Eigentümer den legendären Service des Mandarin Oriental und den direkten Zugang zu den Hoteleinrichtungen genießen werden.

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Mandarin Oriental, Vienna will be housed in a heritage building and comprise 138 guestrooms and suites surrounding a courtyard in the centre of the property, incorporating a restaurant, bar and outdoor garden. The property will also house a Spa at Mandarin Oriental featuring a series of treatment rooms, a swimming pool and a well-equipped fitness centre. A range of adaptable banqueting and meeting spaces will be available for events and social occasions.

The 22 Residences at Mandarin Oriental will be located on the top two floors of the building and will have private access to the roof, with several of the apartments offering outdoor terraces and stunning citywide views. These will be some of the most exclusive apartments in the city, with owners enjoying Mandarin Oriental's legendary service and direct access to the hotel's facilities.

Anstellungsart: Vollzeit

Als Front Office Agent sind Sie für folgende Aufgaben verantwortlich:

• Schaffung von MOWow-Momenten, die unsere Gäste überraschen und inspirieren.
• Übernahme sämtlicher Aufgaben und Schichten im Front Office und Guest Relation, einschließlich Check-in, Check-out, Kreditkartenbearbeitung, Beschwerdemanagement und Gästekorrespondenz.
• Erster Ansprechpartner für Gästebeziehungen, Feedback und Serviceanfragen.
• Unterstützung bei der Rechnungsstellung und der Vorbereitung von Rechnungen.
• Erstellung von Berichten gemäß den MOHG-Standards.
• Aktualisierung der Registrierungskarten gemäß den MOHG-Standards.
• Präsenz am Front Office während der vorgesehenen Schichten und operative Unterstützung des Teams.
• Als Botschafter des Hotels aktiv mit Gästen und Kollegen interagieren.
• Sicherstellen, dass alle relevanten Standards hinsichtlich Qualität, Nachhaltigkeit und FLHSS der Rooms Division sowie der Hotelrichtlinien eingehalten werden.
• Unterstützung und Entwicklung von Auszubildenden und Praktikanten im Front Office.
• Bearbeitung und Aktualisierung von Guest360 und Fans of MO Profil-Daten.
• Aktive Bewerbung des Fans of MO-Gästeanerkennungsprogramms und Teilnahme am Upsell-Programm.
• Sicherstellung und Aufrechterhaltung eines sehr hohen Standards in Bezug auf persönliche Hygiene, Verhalten und Pflege.
• Taktvolle Bearbeitung von Gästebeschwerden und -kommentaren sowie angemessene Eskalation.
• Kooperation und Teamarbeit mit anderen Abteilungen.
• Einhaltung aller relevanten Standards wie LQE und Forbes sowie kontinuierliche Weiterbildung über neue Standards in Absprache mit dem Vorgesetzten.

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As a Front Office Agent, you will be responsible for the following tasks:

• Creating MOWow Moments that surprise and inspire our guests.
• Performing all functions and shifts within the Front Office and Guest Relations, including check-in, check-out, credit card handling, complaint management, and guest correspondence.
• Being the first point of contact for guest relations, feedback, and service requests.
• Assisting with billing and invoice preparation.
• Preparing reports according to MOHG standards.
• Updating registration cards according to MOHG standards.
• Being present at the Front Office during assigned shifts and providing operational support to the team.
• Acting as an ambassador for the hotel, actively engaging with guests and colleagues.
• Ensuring compliance with all relevant standards regarding quality, sustainability, FLHSS of the Rooms Division, and hotel policies.
• Supporting and developing trainees and interns in the Front Office.
• Handling and updating Guest360 and Fans of MO profile data.
• Actively promoting the Fans of MO guest recognition program and participating in the upsell program.
• Ensuring and maintaining very high standards of personal hygiene, behavior, and grooming.
• Tactfully handling guest complaints and comments and escalating them appropriately.
• Cooperating and collaborating with other departments.
• Adhering to all relevant standards such as LQE and Forbes and continuously staying informed about new standards in consultation with your supervisor.

Von Ihnen als Front Office Agent erwarten wir:

• Fähigkeit, die strategische Vision der Gruppe, des Hotels und der Abteilung zu verstehen und umzusetzen.
• Ständige Bereitschaft, neue und bessere Wege zur Geschäftsführung und Verbesserung von Systemen zu finden.
• Praktische Unterstützung des Teams, einschließlich Check-ins/outs, Bearbeitung von Gästewünschen und anderen Aufgaben.
• Vorbildliches Verhalten durch konsequente Umsetzung hoher Standards und Werte.
• Sensibilität für die Bedürfnisse und kulturellen Unterschiede der Gäste und Kollegen.
• Ausgeprägte Problemlösungsfähigkeiten und die Fähigkeit, Konfliktsituationen erfolgreich zu lösen.
• Effektive mündliche, schriftliche und nonverbale Kommunikation zur Verhandlung und Zusammenarbeit mit internen und externen Kunden.

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We expect the following from you as a Front Office Agent:

• Ability to understand and implement the strategic vision of the group, hotel, and department.
• Constant willingness to find new and better ways to manage the business and improve systems.
• Practical support for the team, including check-ins/outs, handling guest requests, and other tasks.
• Exemplary behavior through consistent implementation of high standards and values.
• Sensitivity to the needs and cultural differences of guests and colleagues.
• Strong problem-solving skills and the ability to handle conflict situations successfully.
• Effective oral, written, and non-verbal communication for negotiation and collaboration with internal and external customers.

Wir schenken unserem/ unserer Front Office Agent weltklasse Vorteile, einschliesslich, aber nicht beschränkt auf:

• Kostenlose Mahlzeiten.

• Unterstützung beim öffentlichen Nahverkehrsticket (€365,00).

• Rabatte auf Hotelübernachtungen und F&B innerhalb der gesamten Gruppe.

• Anerkennungs- und Belohnungsprogramme für Kollegen.

• Spannende Trainings- und Entwicklungsmöglichkeiten.

• Globale Karrierefortschritte und Transfermöglichkeiten.

• Events und Wellness-Programme für Kollegen.

Das kollektivvertragliche monatliche Mindestbruttogehalt für diese Position liegt bei € 2.178,00 Die Bereitschaft zur Überzahlung ist für diese Position selbstverständlich gegeben und richtet sich nach Ihren Qualifikationen und Berufserfahrungen.

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We offer our Front Office Agent world class benefits, including but not limited to:  

• Free meals.
• Support with public transport tickets (€365.00).
• Discounts on hotel stays and F&B within the entire group.
• Recognition and reward programs for colleagues.
• Exciting training and development opportunities.
• Global career advancement and transfer opportunities.
• Events and wellness programs for colleagues.

The minimum gross monthly salary for this position is € 2,178.00 according to the collective agreement. We are of course prepared to overpay for this position depending on your qualifications and professional experience.

Do you want to be part of this unique pre-opening?

We look forward to receiving your application!  

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