Mitarbeiterin Sekretariat (w/m/x)

neunerhaus ist eine Sozialorganisation mit Sitz in Wien. Wir ermöglichen obdach- und wohnungslosen Menschen ein selbstbestimmtes und menschenwürdiges Leben mit Medizinischer Versorgung, Wohnen und Beratung. Ziel ist es, Betroffenen Hilfe zur Selbsthilfe zu geben, um ihre Lebenssituation nachhaltig zu verbessern.

neunerhaus Kudlichgasse ist ein Wohnhaus für ehemals wohnungslose Menschen und Paare unterschiedlichen Alters und Unterstützungsbedarfs. Ein Team aus Sozialarbeiter*innen, Assistent*innen Wohnen und Alltag sowie Peer-Mitarbeiter*innen ist für die Bewohner*innen da. Diese werden durch den Alltag begleitet und bei der Erarbeitung ihrer individuellen Wohn- und Lebensperspektiven professionell unterstützt. Das seit 2007 bestehende Haus passt seine Angebote laufend entsprechend den Bedarfen der Zielgruppe an – mit den zentralen Grundsätzen und Haltungen von Privatsphäre und Selbstbestimmung, Freiwilligkeit der Betreuung, Partizipation sowie lebensweltnahe Angebote.

Wir suchen für unser Team vor Ort eine*n engagierte*n und berufserfahrene*n:

Mitarbeiter*in Sekretariat (w/m/x)
20 Wochenstunden, ab 1.6.2025, unbefristet, Dienstort 1100 Wien

Als Mitarbeiter*in im Sekretariat sind Sie hauptverantwortlich für die organisatorische, administrative und logistische Unterstützung der Hausleitung und des Betreuungsteams im Haus und sorgen für den reibungslosen Ablauf der Aufgaben.

• Hausinterne organisatorische und verwaltende Tätigkeiten im Bereich Office
• Führung und Administration der hausinternen Handkassa (Kassaführung, Kassabuch, Kontoverbuchung im internen System), Monats- und Jahresabschlüsse der Kassa
• Bestandsverwaltung und Einkauf der Bedarfsmittel (z. B.: Lebensmittel, Büromaterial, Reinigungsmittel usw.)
• Hausinterne organisatorische, dokumentierende und verwaltende Tätigkeiten im Bereich Back Office und Infrastruktur in enger Zusammenarbeit und Absprache mit der Hausleitung, dem Hausbetreuer und als Schnittstelle zu internen und externen Ansprechpartner*innen
• Ansprechperson für externe Firmen in Zusammenarbeit mit der Hausbetreuung und/oder anderen Einrichtungen im Verein
• Inventur des internen Cafés
• Annahme und Verwaltung von Großspenden (Lagerung, Verteilung, …)
• Erstellen von Mitteilungen an Bewohner*innen und Ankündigungen/ Aushänge im Haus
• Terminkoordination/und -verwaltung, Kalenderführung
• Administration und Koordination der Aufgabenbereiche der Zivildienstleistenden in Zusammenarbeit mit der Hausbetreuung
• Einkauf und Bestandsverwaltung der Lebensmittel für das interne Café
• Assistenz der Hausleitung und Unterstützung bei Infrastruktur- und Arbeitssicherheitsagenden

• Abgeschlossene bürokaufmännische Ausbildung
• (Mehrjährige) Berufserfahrung im Bereich Sekretariat
• Sehr gute Word-, Excel-, Outlook- und Internet-Kenntnisse
• Sehr gute Rechtschreibkenntnisse
• Ausreichendes Maß an Selbstorganisation und Zeitmanagement
• Fähigkeit zur Prioritätensetzung
• Freude am Umgang mit Menschen, Verständnis für Menschen mit besonderen Bedürfnissen, soziale Kompetenz im Umgang mit Bewohner*innen
• Teamfähigkeit
• Verlässlichkeit, Pünktlichkeit, Belastbarkeit

Wir bieten einer*einem dynamischen, engagierten Teamplayer*in ein breitgefächertes und verantwortungsvolles Aufgabengebiet mit Gestaltungsmöglichkeit in einer unabhängigen und hoch innovativen Sozialorganisation. Wir bieten:

• eine verantwortungsvolle und sinnstiftende Tätigkeit und die Möglichkeit zur Mitgestaltung
• Einzel- und Team-Supervision sowie (hausinterne) Fortbildungen
• Planbarkeit durch fixe Arbeitszeiten und 4-Tage-Woche
• Essenszuschuss von € 2,- pro Arbeitstag
• ein zusätzlicher Urlaubstag (Karfreitag)
• eine kollektivvertragliche Wochenarbeitszeit von 37 Wochenstunden für Vollzeitanstellungen.

Bezahlung gemäß SWÖ Kollektivvertrag (Einstufung Verwendungsgruppe 6), monatliches Bruttogehalt bei 20 Wochenstunden je nach anrechenbaren Vordienstzeiten zwischen € 1.510,54 und € 1.735,46 plus SEG-Zulage in Höhe von € 37,78.

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