Institutskoordinatorin

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen eine*n

Institutskoordinator*in

45 Philologisch-Kulturwissenschaftliche Fakultät

Besetzung ab: 27.04.2025 | Stundenausmaß: 30,00 | Einstufung KV: §54 VwGr. IIIb

Befristung bis: 16.08.2025

Stellen ID: 3842

Das Institut für Ostasienwissenschaften sucht eine/n kompetente/n, engagierte/n und motivierte/n Institutskoordinator*in mit Erfahrung im Management im universitären und/oder öffentlichen Bereich. Das Institut bietet eine abwechslungsreiche und internationale Arbeitsumgebung mit derzeit ca. 110 wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen und 7 Kolleg*innen in Administration und IT. Die Arbeitssprachen sind Deutsch und Englisch. Kenntnisse einer ostasiatischen Sprache (Chinesisch, Japanisch und/oder Koreanisch) sind von Vorteil. Das Institut befindet sich am Campus der Universität Wien im 9. Wiener Gemeindebezirk.

Die Stelle ist vorerst befristet, mit Option auf Verlängerung für die Dauer der Abwesenheit einer Mitarbeiter*in.

Als Institutskoordinator*in befassen Sie sich mit dem gesamten organisatorischen Bereich der Einrichtung. Institutsintern bilden Sie die Schnittstelle zwischen administrativem und wissenschaftlichem Personal sowie zur Institutsleitung. Sie arbeiten dabei konstruktiv mit unserem Administrationsteam von zur Zeit 5 Organisationsassistent*innen zusammen. Darüber hinaus koordinieren Sie die Zusammenarbeit mit Einrichtungen auf Fakultätsebene (zB zum Dekanat, zum Studienservicecenter) sowie auf Universitätsebene (zB zu Dienstleistungseinrichtungen wie dem Personalwesen und Frauenförderung, Finanzwesen und Controlling, Raum- und Ressourcenmanagement) in administrativen Belangen.

Schwerpunkt Organisation:

• Administrative Mitwirkung bei Planung, Budgetierung und Umsetzung von Investitionsvorhaben
• Administration von Drittmittelprojekten
• Administrative Mitwirkung bei Aufteilung, Verwendung und Monitoring der jährlichen Institutsbudgets
• Erarbeitung und laufende Optimierung von institutsinternen Prozessen zur organisatorischen Unterstützung der Institutsvorständin/des Institutsvorstandes in allen administrativen Belangen

Schwerpunkt Personal:

• Beratung und Unterstützung der Institutsleitung hinsichtlich arbeitsrechtlicher Rahmenbedingungen
• Fachliche Anleitung des administrativen Personals des Instituts und IT sowie Koordination der Personalagenden
• Organisation und Begleitung des Auswahlprozesses bei der Einstellung neuer Mitarbeiter*innen
• Personalverwaltung

• Facheinschlägiger Studienabschluss oder (Fach-) Matura plus einschlägiger Berufserfahrung
• Erfahrung im Prozessmanagement sowie Fähigkeit zur Steuerung von komplexen Prozessen
• Erfahrung in der Personalführung
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit
• Hohe soziale und kommunikative Kompetenz
• Teamfähigkeit, Belastbarkeit, Flexibilität, Serviceorientierung
• Selbständiger und lösungsorientierter Arbeitsstil
• Hohe schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
• Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Umfassende EDV-Anwender*innenkenntnisse (MS Office)
• Bereitschaft zur Weiterbildung

Von Vorteil sind:

• Erfahrung in der Administration von Drittmittelprojekten, in der Budget- und Personalverwaltung
• Kenntnisse der universitären Strukturen und Abläufe bzw. Erfahrung in der universitären Verwaltung
• Erfahrung mit universitären EDV-Anwendungen (i3V, SAP)
• Erfahrung mit Öffentlichkeitsarbeit, Konferenzorganisation- und betreuung
• Kenntnisse einer ostasiatischen Sprache (Chinesisch, Japanisch, Koreanisch)

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können nach Absprache auch im Home Office arbeiten.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot.

Faires Gehalt: Das Grundgehalt (von EUR 3.071,30 auf Basis Vollzeit laut §54 VwGr. IIIb) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Matura, Studium etc.)
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button

Rossella Ferrari

rossella.ferrari@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team!
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

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Bewerbungsfrist: 06.04.2025