Mitarbeiter (m/w) Front Desk/ Empfang & Administration (m/w)

Mitarbeiter (m/w) Front Desk/ Empfang & Administration (m/w) - Karenz bis vor. 31.03.2026

Die RIB-Gruppe ist der weltweit führende Anbieter von Softwarelösungen für die Steuerung von Projekt- und Unternehmensprozessen in der Bau- & Immobilienbranche. Mehr als 60 Jahre Branchenerfahrung befähigen uns, unser Ziel, die Bauindustrie zur nachhaltigsten und digitalisiertesten Branche des 21. Jahrhunderts voranzutreiben, mit unseren Kunden erfolgreich zu erreichen: „Building Better Together“.

Die Vision, Bauprojekte durch digitale Arbeitsmethoden effizienter und transparenter zu machen, haben wir in den letzten Jahren bei unseren Kunden Realität werden lassen - doch damit geben wir uns noch nicht zufrieden: wir wollen der Bauindustrie die Spitzenposition der Zukunft sichern!

Dies ermöglichen unsere 2.500 Mitarbeiter*innen weltweit; davon > 500 Mitarbeiter*innen in DACH. Als eigenständiges Unternehmen der Schneider Electric eröffnen wir dir dabei nationale und internationale Karrierechancen und sinnstiftende Aufgaben in kaufmännischen und technischen Bereichen. Sei ein Teil davon #ONERIB

Du bist ein echtes Organisationstalent und liebst es, den Überblick zu behalten? Bei uns wirst du zum Herzstück des Teams: du managst nicht nur das Tagesgeschäft mühelos – von administrativen und organisatorischen Aufgaben bis hin zur Unterstützung spannender Projekte – sondern zeigst dein wahres Talent, wenn du Gäste, Kunden, Geschäftspartner empfängst und betreust. Kenntnisse im Bereich Buchhaltung sind keine Voraussetzung, aber eine wertvolle Möglichkeit, deine fachlichen Kompetenzen zu erweitern und deine Karriere gezielt voranzutreiben.

• Front-Office: Herzliche Begrüßung/ Empfang unserer Besucher*innen, Sicherstellung der Erreichbarkeit unserer zentralen Rufnummer/ Erstkontakt mit Geschäftspartnern und Dienstleistern, Bearbeitung und Koordination von Telefonanrufen
• Dienstleistermanagement: Ansprechpartner*in für die Hausverwaltung/APCOA (Reparaturen, Beschwerden, Parkplatz), Ansprechpartner*in für Cateringunternehmen (Organisation der Verpflegung intern und kundenseitig)
• Poststelle: Posteingang und Postausgang inkl. Paketdienste interne Verteilung
• Travel Management: Unterstützung des RIB internen Travel Agents bei der Reiseplanung, Buchung von Reisen, Visaangelegenheiten
• Verwaltung des Firmenfuhrparks: Monitoring und Vereinbarung der Wartungstermine, Organisation der Vignetten und Parkkarten
• Schnittstelle zur Buchhaltung: Administrationstätigkeiten, insb. Erfassung von Eingangsrechnungen, Erfassung von Pro-forma-Rechnungen, Erstellung von Projektabrechnungen (ZA/Ars) & Hotlineabrechnungen (3 x jährlich), Abrechnung SaaS-/ Wartungsverträge, Mahnwesen, Unterstützung bei Monats-/Quartals-/Jahresabschluss, Inventarverzeichnis, Verwaltung der Handkassa

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (LAP, HAS, HAK, HLW oder vergleichbare berufsbildende Schulen) oder Erfahrung in der Hotelbranche (Empfang/ Rezeption)
• Sicherer Umgang mit MS-Office, insbesondere Word und Excel
• Freude am Umgang mit Menschen sowohl am Telefon als auch persönlich
• Ein freundliches und professionelles Auftreten
• Professionelles und gepflegtes Erscheinungsbild
• Anwesenheit im Office (keine remote-Möglichkeit)
• Sehr gute Deutschkenntnisse (Level C) und gute Englischkenntnisse (Level B) in Wort und Schrift

Von Vorteil

• Erfahrung in der Buchhaltung/ im Accounting (Rechnungserfassung, Erstellung von Rechnungen

Motiviert durch unsere Werte & Vision, treiben wir die digitale Transformation bei unseren Kunden voran – für ein digitales, effizienteres und nachhaltigeres Ingenieur- und Bauwesen. „Building Better Together“ ist für uns mehr als ein Slogan. Denn neben unseren Kunden stehst du im Vordergrund. Damit du deine Leidenschaft für deine Aufgaben voll entfalten kannst, unterstützen wir dich durch:

• Strukturierter Start: Individuelles Onboarding, Networking, ...
• Moderne Arbeitszeitmodelle: Vertrauensarbeitszeit, Gleitzeit (06:00 Uhr – 20:00 Uhr mit einer Kernzeit 09:00 Uhr – 16:00 Uhr bzw. Freitags bis 14:00 Uhr) und hybride Arbeitsmöglichkeiten (2-3 Tage im Office) sofern nicht anders angegeben.
• Überstundenregelung: innerbetriebliche Vereinbarung zum Schutz der Mitarbeitenden in puncto Überstunden
• Allgemeine Goodies: Mitarbeitervergünstigungen (Corporate Benefits), WESOP/ Aktienprogramm Schneider Electric, Mitarbeiterevents (z.B. Sommerfest/ Weihnachtsfeier/ Teamevents), Pensionsversicherung, Diätenaufschlag, Mitarbeiterempfehlungsprogramme.
• attraktive Vergütung: Die Vergütung liegt gemäß IT-Kollektivvertrag zwischen 34.600 € - 37.800 € (Vollzeit, derzeit 38,5 Wochenstunden). Das tatsächliche Gehalt orientiert sich dabei an deiner Erfahrung, sowie deinen Qualifikationen.
• Wahlbenefits: Öffi-Ticket, Fahrtkostenzuschuss, Mediclass Privatärzteservice
• Allgemeine Gesundheit/ Wohlfühlangebote: „Well-being“ ist ein Bestandteil unserer Werte und der persönlichen Ziele. Wir unterstützen dich dabei mit kostenfreien Getränken & Obst.
• Karriereentwicklung/ -perspektiven: Team- bzw. Rollenbasierte Weiterentwicklung/ Trainings, individuelle Weiterentwicklung/ Trainings, nationale und internationale Karriereperspektiven innerhalb der RIB-Gruppe oder Schneider Electric, …
• deinen Raum für Gestaltungsmöglichkeiten: proaktives Einbringen deiner Ideen/ Ansätze/ Prozessoptimierungen innerhalb des Teams, betriebliches Ideenmanagement, aktive Beteiligung an Meetings auf Team und Managementebene („RIB Town Halls“), …
• Nachhaltige Lösungen: Digitale Infrastruktur, JobRadl und (abhängig von der Funktion: eAutos als Firmenwagen).

Mo-Do 08:30 bis 17:00 Uhr, Fr 08:30 bis 15:00 Uhr - 100% Office

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