Organisationsassistentin

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 Mitarbeiter*innen tragen mit ihrer Expertise in Administration und Organisation dazu bei, exzellente Forschung und Lehre zu ermöglichen. Sie wissen wie und wo sie am besten arbeiten können. Flexibel, remote, mit dem Freiraum, den sie brauchen, um ihr Potential zu entfalten. Sie wissen es auch? Wir suchen einen*eine

Organisationsassistent*in

39 Fakultät für Informatik

Besetzung ab: 15.04.2025 | Stundenausmaß: 23,00 | Einstufung KV: §54 VwGr. IIIa

Befristung bis: 16.11.2025

Stellen ID: 3869

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und den Überblick behalten und das am liebsten in sinnvollen Projekten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Expertise dazu beitragen wollen, dass die großen Fragen von morgen beantwortet werden können.

Sie unterstützen das Team der Forschungsgruppe Neuroinformatics an der Fakultät für Informatik und führen Verwaltungsaufgaben rund um Personal, Budget und Lehre eigenständig durch. Die Forschungsgruppe Neuroinformatik entwickelt Methoden der künstlichen Intelligenz, um die Beziehung zwischen Gehirnaktivität und Kognition zu verstehen und entwickelt auf Basis dieser Einsichten neue Therapien für neurologische und psychiatrische Erkrankungen. Wir sind ein junges, internationales Team, das großen Wert auf einen wertschätzenden Umgang und eine eigenverantwortliche Arbeitsweise legt.

Die Stelle ist auf die Dauer der Abwesenheit eines*einer Mitarbeiter*in zu besetzen. Das Stundenausmaß der Stelle beträgt 23 Wochenstunden. Die Stelle kann aber auch mit 20 Wochenstunden besetzt werden.

• Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende etc.)
• Sie sind für die Personalverwaltung zuständig und unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen in allen administrativen Belangen
• Sie kümmern sich um allgemeine Verwaltungsaufgaben (Budgetverwaltung, Organisation von Reisetätigkeiten, Koordination von Meetings, Protokollierung etc.)
• Sie administrieren Drittmittelprojekte (Budget und Personal)
• Sie betreuen die Homepage der Forschungsgruppe
• Sie erstellen und verwalten Einträge in Datenbanken, z.B. der Publikationen der FG Neuroinformatics
• Sie betreuen Gastvortragende und Kooperationspartner*innen
• Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.
• Sie helfen bei der Organisation von Tagungen, Kongressen, Meetings etc. mit
• Sie unterstützen bei der Abwicklung von Stipendien, Sommerkursen etc.

• Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen/ universitären Kontext)
• Allgemeine oder berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura) oder kaufmännischer Lehrabschluss und langjährige Office-Erfahrung
• Sehr gute EDV-Anwender*innenkenntnisse (MS Office, insbes. Excel)
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Hohe schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
• Hohe Service- und Kund*innenorientierung
• Organisationsfähigkeit
• Selbständigkeit
• Teamfähigkeit
• Flexibilität
• Bereitschaft zur Weiterbildung
• Erfahrung in der Abwicklung von administrativen Aufgaben bei Forschungsprojekten ist von Vorteil

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können auch remote arbeiten.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot.

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.699,2 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

Sie senden uns

• Lebenslauf (inkl. Referenzen),
• Motivationsschreiben,
• Abschlusszeugnisse,
• und relevante Zertifikate.

Sie bewerben sich über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button

Moritz Grosse-Wentrup

moritz.grosse-wentrup@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team!
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

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Bewerbungsfrist: 07.04.2025