Organisationsassistentin

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen eine*n

Organisationsassistent*in

45 Philologisch-Kulturwissenschaftliche Fakultät

Besetzung ab: 17.06.2025 | Stundenausmaß: 24,00 | Einstufung KV: §54 VwGr. IIIa

Befristung bis: 06.10.2025

Stellen ID: 3791

Die Vertragsdauer bei Anstellung ist als Vertretungsstelle vorerst bis 6.10.25 befristet, kann jedoch danach für die Dauer der Abwesenheit der Kollegin verlängert werden.

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und den Überblick behalten und das am liebsten in sinnvollen Projekten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Expertise dazu beitragen wollen, dass die großen Fragen von morgen beantwortet werden können.

Sie unterstützen das Administrationsteam am Institut für Romanistik und führen Verwaltungsaufgaben rund um Personal, Budget und Lehre eigenständig durch.

Das Institut für Romanistik ist Teil der Philologisch-Kulturwissenschaftlichen Fakultät. An die 100 wissenschaftliche Mitarbeiter*innen und ein paar 1000 Studierende schätzen die Fächervielfalt, Internationalität, herausragende Forschungsprojekte und interdisziplinäre Zusammenarbeit. Das Studienangebot erstreckt sich über Lehramtsstudien in Französisch, Italienisch und Spanisch sowie über Bachelor-, Master- und Doktoratsstudien in fünf romanischen Sprachen.

• Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben. Das bedeutet u.a.: Sie unterstützen in der Vorbereitung von Publikationen und Veranstaltungen und arbeiten mit Druckereien und Verlagen zusammen. Sie verwalten Projektbudgets. Sie kümmern sich um das Beschaffungsmanagement.
• Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die deutsch- und ggf. englischsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
• Sie betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperationspartner*innen.
• Sie administrieren den Ausschreibungs- und Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.

• Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen/universitären Kontext)
• Allgemeine oder Berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura) oder Kaufmännischer Lehrabschluss und langjährige Office-Erfahrung
• Sehr gute MS Office-Kenntnisse (Word, Excel)
• Sehr gutes Deutsch und solide Englischkenntnisse, idealerweise Kenntnisse im Französischen
• Erfahrung mit Content Management Systemen
• Erfahrung mit SAP ist von Vorteil

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben hohe soziale und kommunikative Kompetenzen.

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können in Absprache mit der Führungskraft auch remote arbeiten.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten kosmopoliten Teams.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot.

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.699,2 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button

Judith Frömmer

judith.froemmer@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team!
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Datenschutzerklärung

Bewerbungsfrist: 23.04.2025