Stellenangebot Institutsmanagerin bei Wirtschaftsuniversität Wien Jobportal

Was Sie erwartet

• Eigenverantwortliches Management aller administrativen und organisatorischen Belange des Instituts unter der Führung der wissenschaftlichen Leitung
• Kontinuierliche, kreative Weiterentwicklung der institutsinternen und -externen Organisationsprozesse
• Finanzplanung, Controlling und selbstständiges Budgetmanagement, inklusive Drittmittelprojekte (z.B. formale Prüfung von Rechnungen, Erhebung der wichtigsten KPIs des Instituts)
• Operative Unterstützung der Institutsleitung in Personalprozessen und strategischen Aufgaben (z.B. Erstellung von Stellenausschreibungen, Abwicklung von Assessment Centers, Verfassen von Ausschreibungsberichten)
• Eigenverantwortliche und selbständige Abwicklung des Office Managements, inklusive Sekretariatsaufgaben und Sicherstellung des reibungslosen Betriebs (z.B. Einkauf von Büromaterialien, Besetzung des Front Offices, Reiseplanung und Abrechnung)
• Lehrveranstaltungs- und Veranstaltungsorganisation
• Allgemeine Anlaufstelle für verschiedenste Stakeholder des Instituts (Studierende, Projektpartner*innen sowie WU-interne Anspruchsgruppen) als auch zentrale Schnittstelle zum wissenschaftlichen Personal auf allen Ebenen
• Mittelfristige Übernahme einer Führungsfunktion im Institutsmanagement

Was Sie mitbringen

• Kaufmännische Ausbildung mit entsprechender einschlägiger Berufserfahrung, ein abgeschlossenes Studium ist von Vorteil
• Sehr gute MS Office-, Deutsch- und Englischkenntnisse
• Strukturierte, genaue und selbständige Arbeitsweise sowie konzeptionelle Fähigkeiten
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeiten
• Sehr hohe Team- und Kommunikationsfähigkeit
• Überzeugungs- und Begeisterungsstärke, hands-on-Mentalität
• Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiterbildung

Was wir Ihnen bieten

• Inspirierendes Campusleben mit über 2.400 Mitarbeitenden in Forschung, Lehre und Verwaltung und rund 21.500 Studierenden
• Architektonisch herausragender, moderner Campus mitten in Wien
• Sehr gute öffentliche Erreichbarkeit
• Sinnstiftende Arbeit, in einem weltoffenen, inklusiven und familienfreundlichen Arbeitsklima
• Mobiles Arbeiten
• Flexible Arbeitszeiten im Rahmen der Gleitzeit
• Zahlreiche Benefits, von Betriebsarzt über Sportangebote und Essenszuschuss bis hin zu vielfältigen Mitarbeitenden-Rabatten